2021: Drucken im und außerhalb des Büros, im Rauch und in der Cloud

Wie eine globale und schreckliche Pandemie eine der langsamsten Branchen in Mitleidenschaft zog, aber dank der Cloud eine einzigartige Gelegenheit für einen radikalen Wandel im Jahr 2021 bot

In welcher High-Tech-Branche hat es in den letzten 20 Jahren keine nennenswerte Konsolidierung gegeben, und abgesehen von Geschwindigkeit und Größe gab es auch keine nennenswerten Veränderungen? Nicht viele, und der Bürodruck ist eine von ihnen. Es gibt genauso viele Anbieter wie vor 20 Jahren, und die letzten Konsolidierungen waren der Kauf der Samsung Printing Division durch HP im Jahr 2017 und der Zusammenschluss von Konica und Minolta im Jahr 2003. Dann versuchte Xerox die feindliche Übernahme von HP, aber Covid-19 hatte das letzte Wort, und sie wurde abgeblasen.

Der Hauptgrund dafür, dass der Druck eine recht statische Branche ist, liegt darin, dass die technischen Grenzen seit langem erreicht sind. Wer braucht schon eine Qualität von 4800 dpi oder 80 Seiten pro Minute, um eine Tabellenkalkulation zu drucken? Die meisten Druckerhersteller haben stark in Dienstleistungen investiert, in Form von verwalteten Druckdiensten und Dokumentenlösungen, bei denen der Drucker nur ein Ein- oder Ausgangspunkt für Informationen ist. Der Markt für Druckmanagementlösungen wurde aus zwei Gründen immer beliebter: zum einen, um die Druckerflotte und deren Kosten unter Kontrolle zu halten, und zum anderen, um es den Endbenutzern einfach und sicher zu machen, Dokumente auf den Bürodruckern des Unternehmens auszugeben. Aber die Revolution wird nicht von den Druckerherstellern kommen, sondern im Jahr 2021 von der Cloud, und die Covid-19-Pandemie war der Katalysator für diese Revolution.

Drucken in der neuen normalen Bürowelt

Bars und Restaurants mussten während der Pandemie schließen, aber es wird erwartet, dass die Menschen diese Orte wieder verstärkt aufsuchen werden, wenn die Krise vorbei ist, auch um die vergangenen schrecklichen Monate zu vergessen und die sozialen Kontakte wiederherzustellen. Die Büroetagen waren monatelang teilweise oder ganz geschlossen und werden nie wieder dieselben sein, da die Krise den Beweis erbracht hat, dass ein Unternehmen auch mit einer begrenzten Büropräsenz vor Ort arbeiten kann. Und da die Bürodrucker im Büro stehen, wird ein kombinierter Effekt erwartet: Das Gesamtdruckvolumen im Büro ist drastisch zurückgegangen, das Drucken im Home Office hat zugenommen, und in den künftigen Büroetagen der Unternehmen werden weniger Netzwerkdrucker benötigt, da sie viel kleiner sind.

Das Drucken im Heimbüro ist ein sehr interessanter Teil der Gleichung. In der Vergangenheit stellten Unternehmen ihren Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, einen VPN-Zugang zur Verfügung. Mit der Zunahme von Sicherheitsproblemen und der plötzlichen Notwendigkeit, dass fast alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, verlagerte sich der Verbindungsendpunkt von Intranet-VPN-Gateways in die öffentliche Cloud, in die immer mehr Anwendungen verlagert werden. Das Unternehmensnetzwerk wird zu einer hochsicheren Umgebung, in der nur nach außen kommuniziert wird, und alle Benutzer, egal ob sie vor Ort oder zu Hause arbeiten, verbinden sich mit einer öffentlichen Cloud.

Dies ist genau das Wertversprechen von Salesforce und anderen ähnlichen Anbietern, und das Fehlen eines reinen Cloud-Angebots von SAP wird den Marktwert des Unternehmens im Jahr 2020 stark beeinträchtigen. Da sich die Anwendungen von den Servern des Unternehmens weg verlagern und die Benutzer viel mehr von zu Hause aus oder in Gemeinschaftsbüros arbeiten, muss sich die Druckarchitektur anpassen, und die Cloud wird zu ihrem Zentrum. Die Verwendung einer Druckverwaltungslösung, die auf einer VM oder einem Server innerhalb des Unternehmensintranets gehostet wird, wird in der "New Normal"-Welt völlig irrelevant.

Rauch ist nicht einmal eine kleine Wolke

Drucken ist seit zehn Jahren auf dem Cloud-Radar, aber Cloud-basierte Druckmanagement-Lösungen waren bis 2021 viel mehr Smoke als Cloud, wo eine Revolution stattfindet.
Google war das erste Unternehmen, das eine echte Cloud-Druckinfrastruktur, Google Print, angeboten hat. Diese Lösung wurde 2011 als Betaversion eingeführt und war ein echter Erfolg, obwohl sie offenbar nie als offizielles Produktionsprodukt veröffentlicht wurde, bis sie am 31. Dezember 2020 eingestellt wurde. Was den Endnutzern gefiel, war die Möglichkeit, einfach einen Drucker an ein Netzwerk mit Internetzugang anzuschließen und zu drucken, nichts Ausgefallenes, aber sehr effizient und stabil, ohne Server oder Treiber, die eingerichtet/aktualisiert/gewartet/beseitigt werden müssen. Der Preis für diese Einfachheit war jedoch, dass sie nicht die von der Unternehmens-IT erwarteten Funktionen in Bezug auf die Aufbewahrung von Druckaufträgen, Verschlüsselung, Nachverfolgung, Regeln usw. bot, die einen erheblichen Einfluss auf die tatsächlichen Kosten einer Druckerflotte und die Möglichkeit der Feinabstimmung dieser Flotte haben.

Einige Druckmanagementlösungen versuchten dann, die Lücke zu schließen und in die Cloud zu gehen, mit begrenztem Erfolg. Diese Angebote waren lediglich dazu da, auf dem Cloud-Hype zu surfen, und nicht wirklich eine solide, sichere und skalierbare Strategie, sonst wären sie heute der König der Branche. Warum also ist die Migration von Unternehmensdrucken in die Cloud so schwierig? Drei Hauptgründe: komplexe Sicherheit, IT-Komplexität und fehlende Hochverfügbarkeit.

Sicherheit für den Inhalt der Dokumente und die Übergabepunkte

Beim Drucken in einer Unternehmensumgebung geht es darum, die nützlichsten Informationen dauerhaft auf Papier zu markieren. Unwichtige Informationen werden in der Regel nicht gedruckt, und unkritische Informationen, wie z. B. die Liste der Themen für den Kaffeeklatsch, werden jetzt einfach papierlos auf Webportalen wie Teams veröffentlicht.

Ein Benutzer, der druckt, möchte sich sicher sein, dass der Druckvorgang erfolgreich sein wird (kein Stress wie "wird es diesmal klappen?") und dass sein Druckauftrag keinem unbefugten Benutzer, weder intern noch extern, zugänglich sein wird. Cloud Printing verhält sich meist wie ein mandantenfähiger Blackbox-Spooler, der irgendwo in einer oder mehreren VMs gehostet wird. Die Endnutzer wissen nicht wirklich, wo diese Druckspooldateien gespeichert werden, ob sie nach der Verarbeitung wirklich gelöscht werden, ob der Herausgeber der Cloud-Anwendung/Wartung/IT-Mitarbeiter darauf zugreifen kann, welche Protokolle geführt werden usw. Bei Lösungen, die eine Kartenauthentifizierung für Drucker und Multifunktionsgeräte vorsehen, um den Zugriff freizugeben und Pull-Print zu ermöglichen, stellt sich auch die Frage nach dem Schutz personenbezogener Daten und dem Land der Datenspeicherung. Wer kann auf diese Benutzerdaten zugreifen, könnte die Kartennummer auf einen anderen Benutzerdatensatz kopiert werden, um das System zu fälschen?

Die meisten dieser Befürchtungen sind wahrscheinlich berechtigt, da es sich bei einigen Lösungen lediglich um eine "ein Client - eine Druckmanagement-VM in der Cloud"-Lösung handelt, die die Fragen "Kann ich denjenigen vertrauen, die auf die VM zugreifen können?" und "Wie sieht es mit VM-Schwachstellen und Updates aus?" nicht wirklich beantworten. Wenn alle Druckaufträge durch einen kompromittierten Cloud-Spooler fließen, können sie leicht automatisch über Schlüsselwörter ausgewählt und gekapert werden, nach einem ähnlichen Muster wie bei dem bedauerlichen SolarWinds-Trojaner-Angriff, der im Dezember 2020 entdeckt wurde. Und es ist wahrscheinlich, dass nur sehr wenige, wenn überhaupt, Druckmanagement-Anbieter über das erforderliche IT-Sicherheitsteam verfügen, um die Integrität ihrer bei einem Cloud-Anbieter gehosteten VMs zu gewährleisten, da Sicherheit im 21. Jahrhundert zu einem Vollzeitgeschäft geworden ist. Jahrhundert geworden ist. Viele CSO werden sich zu Recht weigern, Ports auf ihren Unternehmensfirewalls zu öffnen, damit die Cloud mit Druckern vor Ort kommunizieren kann, oder ein VPN einzurichten, das sofort zu einem Penetrationsrisiko wird.

Einer Print-Cloud-Lösung kann nur vertraut werden, wenn es keine unabhängige Umgebung (keine VM, kein Gateway) gibt und die gesamte Lösung auf APIs und Zertifikaten beruht. Und genau darum ging es bei Google Print, daher seine Robustheit und Einfachheit.

IT-Komplexität

Der wichtigste Faktor für die Einführung der Cloud ist definitiv die Einfachheit. Die einzige echte (und freigegebene) universelle Cloud-Print-Lösung, die es bisher gab, ist Google Print, und das aus gutem Grund: Die Druckerhersteller haben in ihre Druckerkommunikationsschicht einen Code eingebaut, mit dem die Drucker Druckaufträge von Google Print erkennen und in die Cloud ziehen können. Die Architektur: einige Drucker, die Cloud, keine zu öffnende Firewall, kein Gateway/Server/PC beteiligt, einfach und effizient.

Die meisten Druckmanagementlösungen, die heute eingesetzt werden, sind serverbasierte Lösungen vor Ort, die ihre Reichweite auf die Cloud ausdehnen, indem sie eine Schnittstelle zu einer Cloud-API bilden. Das ist keine Cloud-Lösung, denn ihnen fehlt der Code im Drucker, um mit der Cloud zu kommunizieren und Menüs zur Druckfreigabe anzuzeigen. Sie benötigen immer noch ein Gateway vor Ort, das oft kreativ umbenannt wird, damit die Kunden die obligatorische Präsenz nicht zu schnell bemerken. Und diese lokale Infrastruktur ist mit erheblichen TCO verbunden.

Die meisten Druckverwaltungsanwendungen werden dann entweder vor Ort oder in einer in der Cloud gehosteten VM ausgeführt. Da das Betriebssystem regelmäßig gewartet und die Software aktualisiert werden muss, bleibt abzuwarten, wie sich dies auf die Verfügbarkeit der Dienste auswirkt, wenn es Hunderte von Clients gibt. Auch die Gesamtbetriebskosten und das IT-Sicherheitsrisiko müssen sorgfältig geprüft werden, denn skalierbar, widerstandsfähig und auf dem neuesten Stand in Bezug auf Schwachstellen zu sein, ist für einen Cloud-Dienst, der auf VMs basiert, alles andere als eine leichte Aufgabe.

Da es in der Druckerbranche nur wenige technische Standards gibt, herrschte selbst innerhalb einiger Marken ein heilloses Durcheinander: kein einheitliches Betriebssystem, kein universeller Treiber, der auf mehreren Marken funktioniert, ohne dass Funktionen verloren gehen, unterschiedliche Nummerierung der Papierfächer usw. Mehrere Druckerhersteller wie HP, Canon, Lexmark und Xerox bieten ihre eigene Variante des Cloud-basierten Druckmanagements an, die meisten davon sind sehr gute Lösungen zu attraktiven Preisen. Die meisten von ihnen bieten sehr gute Lösungen zu einem attraktiven Preis an. Kunden müssen sich jedoch nicht für immer an eine Druckermarke binden, da die Cloud-Lösungen dieser Hersteller nur mit ihren eigenen Druckern funktionieren. Die Möglichkeit, Marken zu mischen oder zwischen Marken zu wechseln, kann für einige Kunden ein Muss sein, und eine neue Ausschreibung für Drucker sollte nicht zu einer Änderung der Druckmanagementlösung führen, bei der alle PCs aktualisiert, die Benutzer erneut geschult und ein schmerzhafter schrittweiser Übergang vollzogen werden müssen. Die Wahl einer herstellerunabhängigen Lösung ist daher für viele Kunden entscheidend.

Auftragskritischer Dienst

Ein Drucker ist ein geschäftskritisches Gerät, die Benutzer erwarten, dass sie sofort das vollständige Dokument erhalten oder eine Kopie oder einen Scan machen können, was auch immer passiert. Wenn eine Lösung cloudbasiert ist, besteht ein neues Risiko in Bezug auf die Reaktionsfähigkeit der Cloud, die Geschwindigkeit der Lösung in einer Umgebung, die Sie nicht kontrollieren, und die Verfügbarkeit/Leistung des Internetzugangs. Murphys Gesetz sorgt natürlich dafür, dass die schlimmsten Probleme zusammenkommen können, und zwar zum für Sie ungünstigsten Zeitpunkt, wenn das IT-Team davon träumt, keine dringenden Tickets für Drucker bearbeiten zu müssen.

Wenn ein Drucker oder MFP eine vollständige Druckverwaltungslösung enthält, deckt sie zumindest die Benutzerauthentifizierung mit PIN oder Karte, die Rechteverwaltung, den Pull-Druck und die Nutzungsverfolgung ab. Damit diese Funktionen schnell und hochverfügbar arbeiten und möglichst keine Cloud-Verbindung benötigen (z. B. um eine Fotokopie zu erstellen oder ein Fax zu senden), müssen sie innerhalb des Druckers ausgeführt werden, ohne dass ein Server erforderlich ist, und auf lokale Caches zurückgreifen, um das Cloud-Erlebnis zu optimieren.

Das nennt man Edge Computing oder Zero Server, die Intelligenz ist so nah wie möglich am Endnutzer, und das ist der Schlüssel für eine effiziente Cloud-Strategie. Wenn eine Lösung einen lokalen Server oder ein Gateway benötigt, um lokale Drucker zu unterstützen, handelt es sich definitiv nicht um eine Cloud-Lösung, sondern lediglich um eine Vor-Ort-Lösung mit einer Anbindung an die Cloud, was ein weiteres Risiko für die Hochverfügbarkeit darstellt. Nur sehr wenige Druckmanagementlösungen entsprechen dem Zero-Server-Modell, die meisten sind von Druckerherstellern, die markenspezifische Lösungen anbieten.

Wie kann man überprüfen, ob eine Lösung wirklich hochverfügbar und Cloud-basiert ist?
Es ist sehr einfach und 2 Tests liefern die Antwort:

• Kann die Lösung durch einfaches Anschließen von Druckern an das mit dem Internet verbundene Netzwerk verwendet werden, ohne dass ein Port auf Firewalls geöffnet oder eine Live-Anwendungssoftware/ein Gateway auf einem PC oder einer VM installiert werden muss?
• Können sich Benutzer weiterhin am Drucker authentifizieren, um Fotokopien anzufertigen und analoge Faxe zu versenden, mit Zugriffsrechten und Nutzungsverfolgung, wenn die Cloud-Infrastruktur nicht erreichbar ist?

Wenn beide Fragen mit "Ja" beantwortet werden können, sinken die TCO für Druck und Druckmanagement drastisch und die Produktivität steigt. Dies erklärt, warum Hochverfügbarkeit und Zero Server von nun an ein Muss für das Druckmanagement sind.

Die Revolution im Jahr 2021

Ändert sich etwas in der Zeitlupen-Bürodruckindustrie? Ja, es ist eher eine Revolution als eine Evolution, und sie kommt nicht von einem Druckerhersteller, sondern von einem Cloud-Riesen, Microsoft. Interessanterweise startet Microsoft den Dienst Microsoft Universal Print genau zu dem Zeitpunkt, an dem Google Google Print einstellt.

Es ist schwierig, beide Dienste zu vergleichen, sie sind so unterschiedlich, dass sie sich sogar ergänzen könnten. Während Google Print das Fahrrad des Cloud-Drucks war, das von jedem in wenigen Minuten genutzt werden kann, ist Microsoft Universal Print eine umfassende, ehrgeizige Druckinfrastruktur, die auf Unternehmen, die den Cloud-Dienst Microsoft 365 nutzen, und Softwareentwickler abzielt. Der Microsoft-Cloud-Dienst verwaltet die allgemeine Sicherheit, das Kommunikationsprotokoll zwischen Druckern und der Cloud, das Spooling, die Verfügbarkeit der Druckwarteschlangen in Windows 10 und, was am beeindruckendsten ist, den Zugriff auf die nativen Druckerfunktionen wie Duplex, Papierfach, Heften, Lochen, Toner sparen usw.

Mit Microsoft Universal Print können alle Drucker in der Cloud erstellt und verwaltet werden, jeder von ihnen erhält sein eigenes Zertifikat von Microsoft. Kein Dienstkonto mehr, jeder Drucker kann bei Bedarf widerrufen werden, das ist sicher. Druckflüsse werden automatisch für den Zieldrucker angepasst, daher das "Universal" im Produktnamen, eine beeindruckende Funktion, die das Babel-Turm-Problem perfekt löst.

Wenn Microsoft Universal Print all diese Funktionen enthält, ist dann noch eine Druckverwaltungslösung erforderlich? Ja und nein. Nein, wenn die grundlegende "Click & Print"-Funktion ausreicht und das einzige Ziel darin besteht, Druckserver zu entfernen. Ja, da die fortgeschrittenen Funktionen von Microsoft Universal Print, wie z. B. Pull-Print, nur über APIs zur Verfügung stehen und kein Produkt sind, das von den Kunden direkt genutzt werden kann. Um sie nutzen zu können, ist eine ergänzende Druckverwaltungslösung erforderlich, es sei denn, der Kunde möchte seine eigene Druckverwaltungslösung entwickeln und pflegen.

Unternehmen, die Software für das Druckmanagement anbieten, haben dann vier Möglichkeiten:

• Ignorieren Sie Microsoft Universal Print und bleiben Sie in ihrem Kernmarkt (Nische), vollständig vor Ort.
• Bleiben Sie bei ihrer lokalen und serverbasierten Anwendungssoftware, aber fügen Sie einen Haken zu Microsoft Universal Print hinzu, um die Liste der Druckaufträge zu erhalten und die Druckerliste einzuspeisen. Manche nennen das Hybrid-Cloud, andere nennen es einen Klotz am Bein. Workarounds halten nicht sehr lange und führen zu einer verwirrenden Architektur, die oft die Ursache für technische Schwierigkeiten ist.
• Verschieben Sie ihre lokale Anwendungssoftware in eine Windows/Linux-VM in Azure, fügen Sie einen Haken zu Microsoft Universal Print hinzu und präsentieren Sie es als eine vollständige Cloud-Lösung. Skalierbarkeit, Updates und Sicherheit werden wichtige Themen sein, die es zu überwachen gilt.
• Erstellen Sie eine neue Druckverwaltungslösung rund um Microsoft Universal Print, die nicht in einer VM, sondern in Azure ausgeführt wird, und nutzen Sie die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft Universal Print, ohne die nativen Funktionen zu überlappen. Bis heute haben sich nur sehr wenige Unternehmen für diese Strategie entschieden, da sie einen Microsoft Universal Print-Client entwickeln müssen, der in den Druckern läuft. Aber das ist wirklich die einzige praktikable langfristige Lösung für Kunden und Softwareunternehmen.

Microsoft wird hoffentlich bald sein Universal Print-Angebot veröffentlichen, da die Ankündigung und die Beta-Versionen auf Ende 2019 datiert sind. Dann können Microsoft-365-Kunden ihr Druckmanagement in die Cloud verlagern, von sofort einsatzbereiten grundlegenden "Click & Print"-Funktionen profitieren und diese mit innovativen Druckmanagementlösungen von Drittanbietern ergänzen.

Für Kunden und Integratoren besteht die Sorgfaltspflicht darin, zwischen Smoke und Cloud, zwischen Klamauk und Erweiterungen von Microsoft Universal Print, zwischen Marketinghype und solider Architektur zu unterscheiden. Die Umstellung auf die Cloud ist eine Reise, eine langfristige Strategie, und die Wahl der richtigen Tools mit einem reibungslosen technischen Ökosystem ist entscheidend.

Es bleibt abzuwarten, ob Microsoft von anderen Cloud-Anbietern herausgefordert wird. Bislang wurde noch kein wirklicher Ersatz durch Google angekündigt, aber es wird interessant sein zu sehen, wie die Druckerhersteller reagieren, nachdem Microsoft einige von ihnen mit einem sehr attraktiven, markenunabhängigen und sehr erschwinglichen Angebot herausfordert, das direkt mit den meisten proprietären Cloud-Drucklösungen konkurriert. Dieser erste Kampf der Titanen seit Jahrzehnten in der ruhigen Bürodruckbranche wurde von einem Außenseiter ausgelöst, der in der Lage ist, den Quadranten der Druckmanagementlösungen neu zu mischen.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo