Willkommen bei Universal Print von Microsoft

Die Zukunft der Dokumentenverwaltung in Unternehmen liegt in der Public Cloud, und Universal Print von Microsoft ist definitiv ein Wegbereiter für das Jahr 2021.

Universal Print von Microsoft wird höchstwahrscheinlich das Druckmanagement-Geschäft auf den Kopf stellen, indem es eine tiefe Integration in Windows, hohe Sicherheit und eine vereinfachte Nutzung zu geringen Kosten bietet und damit eine erhebliche Anzahl von "Me-too"-Lösungen bedroht, die auf die Idee gesetzt haben, dass das papierlose Büro vielleicht nie Wirklichkeit wird. Solche Lösungen profitierten oft von ihrer hochwertigen, umfangreichen und funktionsreichen Windows/Linux-Server-basierten Software.
Universal Print von Microsoft rühmt sich auch einer "Universalität", die sich auf die Tatsache bezieht, dass es sich um eine markenunabhängige Druckmanagementlösung handelt, bei der Kunden den Drucker ihrer Wahl kaufen können und nicht mehr an einen Anbieter gebunden sind.

Aus all diesen Gründen wird Universal Print von Microsoft diesen Markt auffrischen und den Anwendungsbereich vom Drucken im Intranet zum Drucken über die öffentliche Cloud erweitern. Wir gehen davon aus, dass sich die Drucknutzung innerhalb von 10 Jahren von 80% Papier und 20% digitalen Dokumenten auf 20% gedruckte und 80% elektronische Dokumente ändern wird, da die Covid-19-Pandemie ein ernstzunehmender und lang anhaltender Katalysator für diesen Wandel ist. Seit März 2020 sind viele Unternehmen in der Lage, ohne viel zu drucken zu arbeiten, und die meisten werden versuchen, diesen Weg weiterzugehen. Was abgenommen hat, ist die Anzahl der gedruckten Blätter, was zugenommen hat, ist die Anzahl der Dokumente, die von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Der Multifunktionsdrucker wandelt sich also schnell von einem Ausgabegerät zu einem Eingabegerät, wie einem Kiosk, um gescannte Dokumente in die Informationskette einzuspeisen, und das erfordert viel mehr Sicherheit als beim Drucken. Persönliche Geräte wie Smartphones und Tablets werden Teil der Dokumentenaustauschkette und sind mit dem öffentlichen Internet verbunden. In einer Zeit, in der auch die IT-Sicherheit zu einer Pandemie wird, ist es töricht, sich allein um diese Sicherheit zu kümmern, da die Sicherung von Informationen im Minutentakt und die schnelle Reaktion darauf Tausende von engagierten Experten erfordern.

Zwei mögliche Strategien für Herausgeber von Druckverwaltungssoftware

• Eine Strategie besteht darin, die Entwicklung zu bekämpfen und mit einer vollwertigen Druckverwaltungssoftware weiterzumachen, vor Ort oder in einer VM in der Cloud, mit einem bloßen Plug-in, um Druckaufträge von Universal Print wiederherzustellen und Interoperabilität zu behaupten. Das ist die einfachste Lösung, die von den meisten Verlagen aus Kostengründen bevorzugt werden wird, und wir halten diese Entscheidung für kurzsichtig. Einige werden zu Client-dedizierten (zum Zweck der Datentrennung) VMs in Azure, Google Cloud oder AWS wechseln, und es wird interessant sein zu sehen, was passiert, wenn 1000 Kunden ihre VM mit Betriebssystem-Updates, Schwachstellenbehebungen und neuen Funktionen aktualisieren müssen, ohne die Produktion zu unterbrechen. Was die Sicherheit betrifft, so ist eine Druckmanagement-VM in der Cloud wahrscheinlich die am wenigsten sichere Lösung und setzt potenziell jeden einzelnen Druckauftrag Hackern aus, mit dem Risiko, dass Daten verändert oder entwendet werden. Der technische Support des Lösungsentwicklers hat einen administrativen Zugang zu den VMs und kann jeden einzelnen Druckauftrag und die Metadaten sehen/zugreifen. Wenn dieser Zugang kompromittiert wird, kann ein Hacker beispielsweise Code hinzufügen, um eine Kopie interessanter Druckaufträge zu erhalten.
• Die andere Strategie besteht darin, sich die Universal Print-Architektur zu eigen zu machen und sich auf die Entwicklung und das Angebot von wichtigen Mehrwertmodulen zu konzentrieren, die auf dem Microsoft Print Management-System und nicht parallel dazu laufen. Diese Zusatzmodule werden sich mit der Verwaltung von Druckerflotten, der Dokumentensicherheit und -verwaltung, persönlichen Druckern usw. befassen. Nur wenige Lösungen werden diesen Weg gehen, da die Neuentwicklung einer umfangreichen Software zu einem Universal Print Plugin eine entmutigende, langwierige und sehr kostspielige Aufgabe ist. Celiveo hat sich für diese Strategie entschieden, da Universal Print von Microsoft angekündigt wurde. Wir haben kein Ego-Problem und unser einziger Stolz ist, dass wir so viele zufriedene Kunden haben. Sie wollen, dass Celiveo als Plug-in für Universal Print in Azure läuft, und wir haben es entwickelt. Darüber hinaus bedeutet das Fehlen von VMs, dass die Sicherheit vollständig von Microsoft Azure gewährleistet wird und selbst der Lösungsentwickler keinen Zugriff auf die Druckaufträge oder die im Client-Tenant gespeicherten Kundeninformationen hat.

Drucken und Telefonieren, eine parallele Entwicklung

Wenn wir in die Geschichte zurückblicken, wurde eine andere Branche auf die gleiche Weise umgestoßen, wenn auch nicht von einem IT-Giganten, sondern zunächst von kleinen Akteuren: Telefonsysteme für Unternehmen. In den 1990er Jahren träumten die Kunden davon, ihre teuren Telefonanlagen abzuschaffen, ihre Kosten zu senken und mehr Funktionen als nur Anrufe und Voicemail zu erhalten, z. B. Follow-me-Anrufe, die man mit dem Drucken auf Papier vergleichen kann. In den 2000er Jahren schlugen die Anbieter IPBX vor, bei denen es sich lediglich um lokale Server handelt, auf denen Software läuft. Die Kosten, die Verwaltung und die Komplexität waren immer noch zu hoch, und der Markt verlagerte sich allmählich zu vollständigem VoIP, das von Cloud-VoIP-Anbietern gegen ein monatliches Abonnement angeboten wurde. Heute ist vor Ort kein PC/Server mehr erforderlich, sondern nur noch Endgeräte (Telefone) in einem VLAN. Das ist genau das, was wir für Drucker erwarten: Sie werden Terminals darstellen, die mit einem VLAN im Unternehmensnetz verbunden sind und mit einer Druckmanagementlösung in der öffentlichen Cloud kommunizieren.

IPBX kann mit einer Druckmanagementlösung VM verglichen werden, die vor Ort oder in einer privaten Cloud installiert ist. Sie ist eine Weiterentwicklung des einfachen Druckens und bietet Funktionen wie Pull-Printing, Kontingente, Tracking und Workflow, ist aber kostspielig in der Wartung und erfordert lokales Know-how.
Die VoIP-Lösung kann mit Universal Print von Microsoft verglichen werden, einer echten Public-Cloud-Lösung mit vollständiger Office-Integration für das Druckmanagement und Zugang zum Azure Applications-Ökosystem für eventuell benötigte Mehrwertmodule wie Pull-Printing, Tracking und Reporting, Nutzungskontingente, Bill-Back usw.

Willkommen bei Universal Print von Microsoft. Es bietet die Entwicklung, nach der die meisten Kunden bei der Druckverwaltung suchen, mit voller Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und einem großartigen Ökosystem für innovative Lösungen.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo