Die wichtigsten Informationen, die von Mitarbeitern generiert werden und die Unternehmen in einem internen Gedächtnis speichern sollten, um die Produktivität zu steigern.
Genaue Daten zur täglichen Erstellung wichtiger Dokumente (solche, die für die spätere Verwendung archiviert werden sollten, wie z. B. wichtige E-Mails, formelle Briefe, Berichte, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und andere Dateien wie Verträge oder Angebote) sind begrenzt und werden oft über alle Büroangestellten hinweg aggregiert, anstatt nach spezifischen Unternehmensarten aufgeschlüsselt zu werden. Die meisten verfügbaren Statistiken konzentrieren sich auf die allgemeine Büroproduktivität, das E-Mail-Volumen oder den Papier-/Digitalverbrauch. Die Schätzungen basieren auf Umfragen von Unternehmen wie IDC, McKinsey und der Radicati Group. Diese legen nahe, dass Wissensarbeiter (häufig in der Technologie-, Finanz- und Gesundheitsbranche) durchschnittlich 5–15 wichtige Dokumente pro Tag erstellen, während die Anzahl in der Fertigungsindustrie aufgrund prozessorientierterer Arbeit tendenziell niedriger ist (2–8).
Wichtige Einschränkungen:
- „Generierung“ umfasst hier das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Dokumenten, die einen geschäftlichen Mehrwert schaffen und aufbewahrt werden.
- E-Mails dominieren das Volumen, aber nur etwa 20–30 % werden als wichtig eingestuft (z. B. keine Spam-Nachrichten, sondern handlungsrelevante Mitteilungen).
- Die Branchenunterschiede resultieren aus den unterschiedlichen Rollen: hoch in kundenorientierten Sektoren, niedriger in produktionsorientierten.
- Die Daten stammen aus Quellen aus dem Zeitraum 2022–2025 und spiegeln die Trends zu hybrider/digitaler Arbeit wider.
Geschätzte tägliche Generierung wichtiger Dokumente nach Unternehmenstyp
Die folgende Tabelle fasst die verfügbaren Kennzahlen zusammen und priorisiert die aufbewahrten Dokumente. Die Schätzwerte sind Durchschnittswerte für typische Mitarbeiter (z. B. ohne Führungskräfte und Berufseinsteiger). Zu den Quellen gehören Statistiken zum E-Mail-Verkehr, Druck- und Ausgabedaten sowie Produktivitätsberichte.
| Firma: | E-Mails (Gesendet/Empfangen, nur wichtige) | Briefe/Berichte | Registerkarte „Präsentationen“ | Tabellen | Sonstige (z. B. Verträge, Angebote) | Geschätzte Anzahl wichtiger Dokumente pro Tag | Wichtigste Punkte/Quelle |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Technik/IT | 15–25 (von insgesamt 40 versendeten) | 1-2 | 1-2 | 2-3 | 1–2 (z. B. Code-Dokumentation, Spezifikationen) | 20-35 | Hohe Zusammenarbeit; 37 % der täglichen Arbeit erfolgt in Tabellenkalkulationen. 66 % nutzen Excel stündlich. |
| Finanzen | 20–30 (von 40 versendeten) | 1-3 | 0-1 | 1-2 | 2–4 (z. B. Konformitätsformulare) | 25-40 | Berichtslastig; Kennzahlen zum Umsatz pro Mitarbeiter legen Wert auf die Dokumentenerstellung für Audits. |
| Gesundheitswesen | 10–20 (von insgesamt 30) | 1-2 | 0-1 | 1-2 | 2–3 (z. B. Patientenakten) | 15-30 | EHR-orientiert; Produktivität gekoppelt an Patientenergebnisse und Technologieeinsatz (z. B. 80 Std./Vollzeitäquivalent für die Dokumentation). |
| Fertigungsindustrie | 5–10 (von insgesamt 20) | 0-1 | 0-1 | 1-2 | 1–2 (z. B. Spezifikationen, Protokolle) | 8-17 | Produktivität pro Arbeitsstunde; weniger Dokumente, mehr Prozesskennzahlen (z. B. produzierte Einheiten). |
| Allgemeine Büro | 10–20 (von 40 versendeten) | 1-2 | 0-1 | 1-2 | 0-1 | 12-26 | Ausgangswert für Wissensarbeiter: 50 % der Arbeitszeit für Dokumentenerstellung/-suche. |
Wichtigste Erkenntnisse und unterstützende Daten
- E-MailsDer häufigste Dokumententyp. Büroangestellte versenden täglich etwa 40 E-Mails, von denen jedoch nur 25–50 % wichtig sind (z. B. nicht routinemäßig, archiviert). Das Empfangsvolumen beträgt insgesamt etwa 121 E-Mails pro Tag, wobei in Umfragen in den USA und Großbritannien etwa 32 davon als wichtig eingestuft werden.
- Andere DokumenteIndikatoren wie das Drucken (durchschnittlich 45 Seiten/Tag, davon ca. 10–20 wichtige Dokumente) geben Aufschluss über die Erstellungsrate. Digitale Tools (z. B. Microsoft Office) reduzieren diese jedoch auf ca. 5–10 Dokumente pro Tag (ohne E-Mails). Mitarbeiter verbringen 50 % ihrer Arbeitszeit mit der Erstellung/Vorbereitung von Dokumenten, was ca. 4 Stunden pro Tag oder 8–12 Dokumenten entspricht.
- BranchenvariationenIm Technologie- und Finanzsektor sind höhere Volumina aufgrund der Zusammenarbeit zu verzeichnen (z. B. nutzen 92 % der Unternehmen E-Mail für den Dokumentenaustausch). Die Fertigungsindustrie konzentriert sich auf Effizienzkennzahlen wie Einheiten pro Stunde und reduziert so den Dokumentenbedarf. Im Gesundheitswesen steht Qualität (z. B. bei Patientenakten) im Vordergrund, nicht Quantität.
- Trends83 % der Mitarbeiter erstellen Dokumente aufgrund von Suchproblemen neu, was die Dokumentenerstellung um 20–30 % erhöht. KI-Tools (z. B. Celiveo 365, Copilot) werden die Erstellungszeit bis 2025 um 20–50 % reduzieren.
Datenübersicht zur Erstellung wichtiger Dokumente durch Mitarbeiterrollen
Daten zur täglichen Erstellung wichtiger Dokumente (die für die spätere Verwendung aufbewahrt werden, wie z. B. wichtige E-Mails, Berichte, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Verträge) variieren je nach Rolle erheblich. Dies ist auf Unterschiede in Kommunikationsintensität, analytischen Anforderungen und kreativer Leistung zurückzuführen. Die Schätzungen basieren auf Umfragen und Berichten aus den Jahren 2023–2025 (z. B. von ADP Research, Microsoft-Produktivitätsstudien und E-Mail-Analysen) mit Fokus auf Wissensarbeiter. Insgesamt erstellen Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter aufgrund der intensiven Zusammenarbeit mehr Dokumente, während operative Rollen weniger, dafür aber standardisiertere Dokumente produzieren.
Wichtige Einschränkungen:
- „Generierung“ umfasst das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von gespeicherten Dokumenten.
- Nur etwa 25–30 % der E-Mails sind wichtig (nicht routinemäßig, sondern handlungsrelevant).
- Zeitliche Näherungswerte (z. B. 7 Stunden/Woche für E-Mails ≈ 1–2 Stunden/Tag) dienen als Grundlage für Schätzungen, wobei 5–10 Minuten pro Dokument angenommen werden.
- Die Prognosen zeigen, dass KI-Tools die Erstellungszeit bis 2025 um 20–73 % reduzieren werden, das Volumen aber weiterhin hoch bleibt.
Geschätzte tägliche Generierung wichtiger Dokumente nach Mitarbeiterrolle
Die folgende Tabelle enthält branchenübergreifende Durchschnittswerte für verschiedene Rollen, basierend auf zusammengefassten Daten. Die Rollen wurden nach ihrer Bandbreite ausgewählt: Führung (hohe Aufsichtsfunktion), Kundenkontakt (hohe Kommunikationsstärke), analytisches Arbeiten (hohe Datenorientierung) und operatives Arbeiten (prozessorientiert).
| Rolle des Mitarbeiters | E-Mails (Gesendet/Empfangen, nur wichtige) | Briefe/Berichte | Registerkarte „Präsentationen“ | Tabellen | Sonstige (z. B. Verträge, Angebote) | Geschätzte Anzahl wichtiger Dokumente pro Tag | Wichtigste Punkte/Quelle |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Führungskraft/Manager | 25–40 (von insgesamt 50–100) | 2-4 | 1-3 | 1-2 | 2–3 (z. B. Strategiedokumente) | 30-50 | Hohes Arbeitsaufkommen aufgrund mangelnder Aufsicht; 5–15 Stunden/Woche für E-Mails. Führungskräfte bearbeiten das Doppelte des durchschnittlichen Dokumentenaufkommens für Entscheidungen. |
| Vertriebs-/Marketingmitarbeiter | 30–50 (von insgesamt 60–120) | 1-2 | 2-4 | 1-2 | 3–5 (z. B. Vorschläge, Präsentationen) | 35-60 | Die Kundenansprache steigert das Volumen; weniger als 30 % der Zeit werden für den Verkauf aufgewendet, da die Dokumentenerstellung erforderlich ist, aber die Automatisierung spart 82 % bei den Angeboten. |
| Analyst/Finanzexperte | 15–30 (von insgesamt 40–80) | 2-3 | 0-1 | 3-5 | 1–3 (z. B. Prüfungen, Prognosen) | 20-40 | Datenintensiv; 37 % der täglichen Arbeitszeit werden für Tabellenkalkulationen aufgewendet, insgesamt 7.7 Stunden pro Woche. Berichte zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erhöhen die Gesamtzahlen. |
| HR-Spezialist | 20–35 (von insgesamt 50–90) | 3-5 | 1-2 | 1-2 | 4–6 (z. B. Angebotsbriefe, Beurteilungen) | 25-45 | Schwerpunkt Dokumentenerstellung; breites Spektrum wie Verträge, wobei die Automatisierung eine Zeitersparnis von 82 % ermöglicht. |
| IT-/Support-Ingenieur | 10–25 (von insgesamt 30–70) | 1-2 | 0-1 | 1-3 | 2–4 (z. B. Tickets, Spezifikationen) | 15-35 | Ticket-/Lösungsdokumente; 73 % Zeitersparnis bei der Erstellung durch KI, aber die Protokolle für Audits summieren sich. |
| Allgemeine Verwaltung/Betrieb | 10–20 (von insgesamt 40–80) | 1-2 | 0-1 | 1-2 | 0–2 (z. B. Logs, Formulare) | 12-27 | Ausgangslage: 23 % der Zeit wird für das Abrufen von E-Mails aufgewendet, tägliche Berichte sind üblich, aber von geringem Umfang. |
Wichtigste Erkenntnisse und unterstützende Daten
- E-MailsDominant in allen Rollen, wobei Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter das 2- bis 3-fache des Durchschnitts erhalten (insgesamt 121 Anfragen pro Tag, davon 25–40 % wichtig). Zeitaufwand: 1–3 Stunden pro Tag, entsprechend 20–50 Anfragen.
- Andere DokumenteAnalytische Tätigkeiten umfassen vor allem die Arbeit mit Tabellenkalkulationen (7.7 Stunden/Woche ≈ 3–5/Tag); kreative/kundenorientierte Tätigkeiten konzentrieren sich auf Präsentationen/Angebote (6.5 Stunden/Woche ≈ 1–4/Tag). Im Bereich HR/IT fällt aufgrund von Compliance-Anforderungen und Formularen mehr Zeit für „Sonstiges“ an.
- RollenvariationenFührungspositionen priorisieren die Aufsicht (höhere Gesamtanzahl an Dokumenten); operative Positionen konzentrieren sich auf Effizienz (weniger, standardisierte Dokumente). 72 % der wöchentlichen Arbeitszeit werden rollenübergreifend für Produktivitäts-Apps aufgewendet. 83 % der Dokumente werden aufgrund von Suchproblemen neu erstellt, was das Volumen um 20 % erhöht.
- TrendsKI (z. B. Copilot) reduziert die Dokumentenerstellung für bestimmte Funktionen um 73 %, das E-Mail-Aufkommen steigt jedoch jährlich um 6–7 %. Mithilfe von Tools wie Microsoft 365 lassen sich rollenspezifische Analysen durchführen.
