2021: Impresión dentro y fuera de la oficina, el humo y la nube

Cómo una pandemia global y terrible afectó a una de las industrias más lentas pero creó una oportunidad única para un cambio radical en 2021 gracias a la nube

¿Qué industria de alta tecnología no ha tenido una consolidación significativa en los últimos 20 años, y además de la velocidad y el tamaño, ningún cambio significativo? No muchos, y la impresión de oficina es uno de ellos. Hay tantos proveedores como hace 20 años y las últimas consolidaciones fueron la compra de la división de impresión de Samsung por parte de HP en 2017 y la fusión de Konica y Minolta en 2003. Luego Xerox intentó la adquisición hostil de HP pero la Covid-19 tuvo la última palabra, fue cancelada.

La razón principal por la que la impresión es una industria bastante estática es que los límites técnicos se han alcanzado desde hace mucho tiempo. ¿Quién necesita una calidad de 4800 ppp o 80 páginas por minuto para imprimir una hoja de cálculo? La mayoría de los proveedores de impresoras han invertido mucho en servicios, a través de servicios de impresión gestionados y soluciones documentales en las que la impresora es sólo un punto de entrada o salida de información. El mercado de las soluciones de gestión de la impresión se hizo popular por dos razones: para mantener el parque de impresoras y su coste bajo control, y para que los usuarios finales puedan imprimir documentos de forma fácil y segura en las impresoras de las oficinas corporativas. Pero la revolución no vendrá de la mano de los proveedores de impresoras, sino que llegará en 2021 de la mano de la nube y la pandemia de Covid-19 ha sido el catalizador de esa revolución.

La impresión en el nuevo mundo normal de la oficina

Los bares y restaurantes se vieron obligados a cerrar durante la pandemia, pero se espera que la gente acuda más a esos lugares cuando la crisis haya terminado, en parte para olvidar los terribles meses pasados y restablecer los vínculos sociales. Las plantas de las oficinas se cerraron parcial o totalmente durante meses, y nunca volverán a ser lo mismo, ya que la crisis forjó la prueba de que una empresa puede funcionar con una presencia limitada en las oficinas. Y como las impresoras de la oficina están en las instalaciones de la misma, se espera un efecto combinado: el volumen total de impresión en la oficina se redujo drásticamente, la impresión en la oficina doméstica creció, y los futuros pisos de oficinas corporativas necesitarán menos impresoras de red, ya que son mucho más pequeños.

La impresión en la oficina en casa es la parte más interesante de la ecuación. En el pasado, las empresas proporcionaban acceso VPN a los empleados que trabajaban desde casa. Con el aumento de los problemas de seguridad y la repentina necesidad de que casi todos los empleados trabajen de forma remota, el punto final de la conexión pasó de las puertas de enlace VPN de la intranet a la nube pública, donde se trasladan cada vez más aplicaciones. La red corporativa se convierte en un entorno de alta seguridad "sólo para la comunicación hacia el exterior" y todos los usuarios, ya estén en las instalaciones o en casa, se conectan a una nube pública.

Esta es exactamente la propuesta de valor de Salesforce y otros proveedores similares, y la falta de oferta de la Nube pura por parte de SAP golpea severamente el valor de mercado de la empresa en 2020. Debido a que las aplicaciones se están alejando de los servidores de las oficinas corporativas y los usuarios trabajan mucho más desde casa y oficinas compartidas, la arquitectura de impresión tiene que adaptarse, y la Nube se convierte en su centro. El uso de una solución de gestión de la impresión alojada en una máquina virtual o en un servidor dentro de la intranet de la empresa resulta totalmente irrelevante en el mundo de la "nueva normalidad".

El humo no es ni siquiera una pequeña nube

La impresión ha estado en el radar de la nube durante los últimos diez años, pero las soluciones de gestión de la impresión basadas en la nube han sido mucho más suaves que la nube hasta 2021, donde se produce una revolución.
Google ha sido el primero en proponer una verdadera infraestructura de impresión en la nube, Google Print. Esa solución se presentó en 2011 como una versión beta, fue un verdadero éxito aunque aparentemente nunca se lanzó como un producto de producción oficial hasta que se cerró el 31 de diciembre de 2020. A los usuarios finales les gustó la posibilidad de conectar una impresora a una red con acceso a Internet y poder imprimir, nada del otro mundo pero muy eficiente y estable, sin necesidad de configurar/actualizar/mantener/resolver problemas con un servidor o un controlador. Pero la contrapartida de esa simplicidad era que no ofrecía las funciones que esperaba el departamento de TI de la empresa en cuanto a retención de trabajos de impresión, encriptación, seguimiento, reglas, etc., y eso supone una diferencia muy significativa en el coste real de un parque de impresoras y en la capacidad de ajustar ese parque.

Algunas soluciones de gestión de la impresión intentaron entonces llenar el vacío y pasarse a la nube, con un éxito limitado. Esas ofertas no eran más que humo para surfear en el bombo de la Nube, no realmente una estrategia sólida, segura y escalable, de lo contrario serían el rey de la industria hoy en día. Entonces, ¿por qué la impresión corporativa ha sido tan difícil de migrar a la nube? Tres razones principales: seguridad compleja, complejidad informática y falta de alta disponibilidad.

Seguridad para el contenido de los documentos y los puntos de entrega

La impresión en un entorno corporativo consiste en marcar permanentemente en papel la información más útil. Si la información no es importante, normalmente no se imprime y la información que no es crítica, como la lista de temas de las charlas de café, ya sólo se imprime en portales web como Teams.

Un usuario que imprime quiere sentirse seguro de que la impresión tendrá éxito (sin estrés como "¿funcionará esta vez?") y que su trabajo de impresión no será accesible a ningún usuario no autorizado, interno o externo. La impresión en la nube se comporta principalmente como un spooler de caja negra multiusuario alojado en algún lugar de una o varias máquinas virtuales. Los usuarios finales no saben realmente dónde se almacenan esos archivos de cola de impresión, si realmente se eliminan después del procesamiento, si el editor de la aplicación en la nube/mantenimiento/personal de TI puede acceder a ellos, qué registros se guardan, etc. En el caso de las soluciones que cuentan con la autenticación de tarjetas para impresoras y equipos multifunción para desbloquear el acceso y permitir la impresión en modo pull, también se plantea la cuestión de la protección de los datos personales y el país de almacenamiento de los datos. ¿Quién puede acceder a los datos de información del usuario? ¿Podría copiarse el número de la tarjeta del usuario a otro registro de usuario para falsear el sistema?

La mayoría de esos temores están probablemente justificados, ya que algunas soluciones son simplemente una solución de "un cliente - una VM de gestión de impresión en la Nube" que no responden realmente a las preguntas "¿puedo confiar en los que pueden acceder a la VM?" y "¿qué pasa con las vulnerabilidades y actualizaciones de la VM?". Si todos los trabajos de impresión fluyen a través de un spooler de la Nube comprometido, pueden ser fácilmente seleccionados automáticamente a través de palabras clave y secuestrados, con un patrón similar al del desafortunado ataque del caballo de Troya de SolarWinds descubierto en diciembre de 2020. Y es probable que muy pocos, o ninguno, de los proveedores de gestión de impresión tengan el equipo de seguridad informática necesario para garantizar la integridad de sus máquinas virtuales alojadas en cualquier proveedor de la Nube, ya que la seguridad se ha convertido en un negocio a tiempo completo en el siglo XXI. Muchos CSO también se negarán, con razón, a abrir puertos en sus cortafuegos corporativos para permitir que la Nube se comunique con las impresoras en las instalaciones o a establecer una VPN que se convierta instantáneamente en un riesgo de penetración.

Una solución de Print Cloud sólo puede ser de confianza cuando no existe un entorno independiente (ni VM, ni pasarela) y toda la solución se basa en APIs y certificados. Y esto es exactamente lo que pretendía Google Print, de ahí su robustez y sencillez.

Complejidad informática

El principal factor de adopción de la nube es, sin duda, la simplicidad. La única solución universal de impresión en la nube que ha existido hasta ahora es Google Print y por una buena razón: los proveedores de impresoras incluyeron en su capa de comunicación de impresoras la pieza de código para que las impresoras detecten y extraigan los trabajos de impresión de Google Print en la nube. La arquitectura: algunas impresoras, la Nube, sin cortafuegos que abrir, sin pasarela/servidor/PC involucrados, simple y eficiente.

La mayoría de las soluciones de gestión de la impresión que funcionan hoy en día son soluciones basadas en servidores locales que extienden su alcance a la nube mediante la interfaz con alguna API de la nube. Eso no es una solución en la nube, porque carecen del código en la impresora para comunicarse con la nube y mostrar los menús de liberación de la impresión, y siguen necesitando una pasarela en las instalaciones, a menudo con un cambio de marca creativo para que los clientes no noten demasiado rápido su presencia obligatoria. Y esa infraestructura local conlleva un TCO significativo.

Entonces, la mayoría de las aplicaciones de gestión de impresión se ejecutan en las instalaciones o en una máquina virtual alojada en la nube. Dado que el mantenimiento del sistema operativo y las actualizaciones de software deben realizarse con regularidad, queda por ver cómo se traduce esto en la disponibilidad del servicio cuando hay cientos de clientes. El coste total de propiedad y el riesgo de seguridad informática también deben evaluarse cuidadosamente, ya que ser escalable, resistente y estar al día en cuanto a vulnerabilidades no es una tarea fácil para un servicio en la nube basado en máquinas virtuales.

Debido a que hay muy pocos estándares técnicos en la industria de la impresión, siempre ha sido una torre de babel incluso dentro de algunas marcas, no hay un sistema operativo estándar, no hay un controlador universal que funcione en más de una marca sin perder capacidades, diferente numeración de la bandeja de papel, etc. Varios proveedores de impresoras proponen su propio sabor de gestión de impresión basada en la nube, como HP, Canon, Lexmark y Xerox, la mayoría son soluciones muy decentes propuestas a un precio atractivo. Ahora bien, los clientes no están dispuestos a quedarse para siempre con una sola marca de impresoras, ya que las soluciones en la nube de estos proveedores sólo funcionan con sus propias impresoras. La posibilidad de mezclar marcas o de cambiar entre ellas puede ser una necesidad para algunos clientes y una nueva licitación de impresoras no debería suponer ningún cambio en el lado de la solución de gestión de la impresión, con todos los PC que hay que actualizar, los usuarios que hay que formar de nuevo y una dolorosa transición progresiva. La elección de una solución agnóstica para el proveedor es entonces clave para muchos clientes.

Servicio de misión crítica

Una impresora es un dispositivo de misión crítica, los usuarios esperan obtener al instante el documento completo o poder hacer una copia o un escaneo, pase lo que pase. Cuando una solución está basada en la nube, existe un nuevo riesgo relacionado con la capacidad de respuesta de la nube, la velocidad de la solución en un entorno que no controlas y la disponibilidad/rendimiento del acceso a Internet. Obviamente, la ley de Murphy hará que los peores problemas se combinen y en el peor momento para usted, cuando el sueño del equipo de TI es no tener que procesar tickets relacionados con las impresoras como una urgencia.

Cuando una impresora o MFP incluye una solución completa de gestión de impresión, cubrirá al menos la autenticación del usuario con PIN o tarjeta, la gestión de derechos, la impresión pull y el seguimiento del uso. La única manera de que esas funciones funcionen rápidamente con Alta Disponibilidad, sin requerir ninguna conexión a la Nube siempre que sea posible (es decir, para hacer una fotocopia o enviar un fax), es que se ejecuten dentro de la impresora, sin requerir ningún servidor y aprovechando las cachés locales para optimizar la experiencia en la Nube.

Eso se llama Edge Computing o Zero Server, la inteligencia está lo más cerca posible del usuario final, y es la clave para una estrategia de Cloud eficiente. Si una solución requiere un servidor local o una puerta de enlace para dar soporte a las impresoras locales, definitivamente no es una solución en la nube, es simplemente una solución local con un gancho a la nube y eso añade un riesgo más a la alta disponibilidad general. Muy pocas soluciones de gestión de la impresión se ajustan al modelo de servidor cero, la mayoría son de proveedores de impresoras que proponen soluciones específicas de la marca.

¿Cómo comprobar que una solución es realmente de alta disponibilidad y está basada en la nube?
Es muy sencillo y dos pruebas proporcionan la respuesta:

• ¿Se puede utilizar la solución simplemente conectando las impresoras en la red conectada a Internet, sin tener que abrir ningún puerto en los cortafuegos ni instalar ningún software/pasarela de aplicación en vivo en ningún PC o VM?
• ¿Pueden los usuarios seguir autentificándose en la impresora para hacer fotocopias, enviar faxes analógicos, con derechos de acceso y seguimiento de uso cuando la infraestructura de la nube no es accesible?

Si ambas respuestas son afirmativas, el coste total de propiedad (TCO) de la impresión y de la gestión de la impresión se reducirá drásticamente y aumentará la productividad. Esto explica por qué la alta disponibilidad y el servidor cero son imprescindibles a partir de ahora para la gestión de la impresión.

La revolución en 2021

¿Está cambiando algo en la industria de la impresión de oficina, que va a cámara lenta? Sí, es una revolución más que una evolución y no viene de un proveedor de impresoras sino de un gigante de la nube, Microsoft. Curiosamente, Microsoft pone en marcha el servicio Microsoft Universal Print exactamente al mismo tiempo que Google abandona Google Print.

Es difícil comparar ambos servicios, son tan diferentes que incluso podrían haber sido complementarios. Mientras que Google Print era la bicoca de la impresión en la nube utilizable por cualquiera en pocos minutos, Microsoft Universal Print es una infraestructura de impresión totalmente completa y ambiciosa dirigida a las empresas que utilizan el servicio en la nube de Microsoft 365 y a los desarrolladores de software. El servicio en la nube de Microsoft gestiona la seguridad general, el protocolo de comunicación entre las impresoras y la nube, la cola de impresión, la disponibilidad de las colas de impresión dentro de Windows 10 y, lo más impresionante, el acceso a las capacidades nativas de las impresoras como el dúplex, la bandeja de papel, el grapado, la perforación, el ahorro de tóner, etc.

Con Microsoft Universal Print todas las impresoras pueden ser creadas y gestionadas en la Nube, cada una de ellas recibe su propio certificado de Microsoft. No hay más cuenta de servicio, cada impresora puede ser revocada cuando sea necesario, eso es seguro. Los flujos de impresión se adaptan automáticamente a la impresora de destino, de ahí el "Universal" en el nombre del producto, una característica impresionante que resuelve perfectamente el problema de la torre de Babel.

Si Microsoft Universal Print incluye todas esas funciones, ¿sigue siendo necesaria alguna solución de gestión de la impresión? Sí y no. No si la capacidad básica de "hacer clic e imprimir" es suficiente y el único objetivo es eliminar los servidores de impresión. Sí, ya que las capacidades avanzadas de Microsoft Universal Print, como la impresión pull, sólo están disponibles a través de las API, no son un producto directamente utilizable por los clientes. Es necesaria una solución de gestión de impresión complementaria para beneficiarse de ellas, a menos que quieran desarrollar y mantener su propia solución de gestión de impresión.

Las empresas de software de gestión de impresión tendrán entonces cuatro posibilidades:

• Ignorar la impresión universal de Microsoft y permanecer en su mercado principal (nicho), totalmente en las instalaciones.
• Seguir con su software de aplicación local y basado en servidor, pero añadir un gancho a Microsoft Universal Print para obtener la lista de trabajos de impresión e inyectar la lista de impresoras. Cuando a algunos les gusta llamarlo Nube Híbrida, otros lo califican de chapuza. Las soluciones provisionales no duran mucho y conllevan una arquitectura confusa que suele ser fuente de dificultades técnicas.
• Mueva su software de aplicación local en una VM de Windows/Linux en Azure, añada un gancho a Microsoft Universal Print y preséntelo como una solución completa en la nube. La escalabilidad, las actualizaciones y la seguridad serán temas importantes que habrá que vigilar.
• Construir una nueva solución de gestión de la impresión en torno a Microsoft Universal Print, no en una VM sino ejecutándose dentro de Azure, y desplegar toda la potencia de Microsoft Universal Print sin solapar sus características nativas. A día de hoy, muy pocas empresas han optado por esa estrategia, ya que requiere desarrollar el cliente de Microsoft Universal Print que se ejecuta dentro de las impresoras. Pero esa es realmente la única solución viable a largo plazo para los clientes y para las empresas de software.

Es de esperar que Microsoft lance pronto su oferta de Impresión Universal, ya que el anuncio y las versiones beta datan de finales de 2019. Cuando esto ocurra, los clientes de Microsoft 365 podrán migrar su gestión de impresión a la nube, beneficiarse de las capacidades básicas de "clic e impresión" listas para usar y complementarlas con soluciones innovadoras de gestión de impresión de terceros.

Para los clientes y los integradores, la diligencia debida consistirá en diferenciar el Smoke del Cloud, los kludges de las extensiones de Microsoft Universal Print, el bombo de marketing de la arquitectura sólida. El paso a la nube es un viaje, una estrategia a largo plazo, y la elección de las herramientas adecuadas con un ecosistema técnico fluido es clave.

Queda por ver si Microsoft será desafiado por otros actores de la Nube, por ahora no hay ningún sustituto real anunciado por Google, pero será interesante ver cómo reaccionan los proveedores de impresoras ahora que Microsoft está desafiando a algunos de ellos con una propuesta de valor muy atractiva, agnóstica para la marca, una oferta muy asequible que compite directamente con la mayoría de las soluciones de impresión propietarias en la Nube. Ese primer choque de titanes desde hace décadas en ese tranquilo sector de la impresión de oficina ha sido provocado por un forastero capaz de remodelar el cuadrante de las soluciones de gestión de impresión.

Jean-François d'Estalenx
Celiveo