Bienvenido a Universal Print by Microsoft

El futuro de la gestión de documentos corporativos está en la nube pública y Universal Print de Microsoft es definitivamente un cambio de juego en 2021.

Lo más probable es que Universal Print de Microsoft revolucione el negocio de la gestión de la impresión al ofrecer una profunda integración en Windows, una alta seguridad y un uso simplificado a un bajo coste, y por lo tanto amenace a un número importante de soluciones "me-too" que han apostado por la idea de que la oficina sin papel puede no llegar nunca. Dichas soluciones solían sacar provecho de su software basado en servidores Windows/Linux, de gran calidad y con muchas funciones.
Universal Print by Microsoft también presume de su "universalidad", que se refiere al hecho de que es una solución de gestión de la impresión independiente de la marca, por lo que los clientes pueden adquirir la impresora que prefieran, sin tener que limitarse a un solo proveedor.

Por todas estas razones, Universal Print de Microsoft renovará ese mercado y ampliará el alcance de la impresión en la Intranet a la impresión en la nube pública. Nuestra estimación es que dentro de 10 años el uso de la impresión pasará de 80% de papel y 20% de documentos digitales a 20% de documentos impresos y 80% de documentos electrónicos, ya que la pandemia de Covid-19 es un catalizador serio y duradero para esa transformación. Desde marzo de 2020 muchas empresas han podido funcionar sin imprimir mucho y la mayoría intentará seguir así. Lo que ha disminuido es el número de hojas impresas, lo que ha aumentado es el número de documentos compartidos entre todos los empleados. Entonces, la impresora multifunción está pasando rápidamente de ser un dispositivo de salida a ser un dispositivo de entrada, como un quiosco, para inyectar documentos escaneados en la cadena de información y eso requiere mucha más seguridad que para la impresión. Los dispositivos personales, como los teléfonos inteligentes y las tabletas, se están convirtiendo en parte de la cadena de intercambio de documentos y están conectados a la Internet pública. En un momento en el que la seguridad informática también se está convirtiendo en una pandemia, manejar este tipo de seguridad en solitario es una tontería, ya que para asegurar la información cada minuto y reaccionar con rapidez se necesitan miles de expertos dedicados.

Dos posibles estrategias para los editores de software de gestión de impresión

• Una estrategia es luchar contra la evolución y continuar con un software de gestión de impresión completo, en las instalaciones o en una VM en la nube, con un mero complemento para recuperar los trabajos de impresión de Universal Print y reclamar la interoperabilidad. Esa es la solución más fácil que impulsarán la mayoría de los editores por razones de coste y creemos que es una decisión a corto plazo. Algunos pasarán a VMs dedicadas al cliente (con el fin de separar los datos) en Azure, Google Cloud o AWS y será interesante ver lo que ocurre cuando 1000 clientes necesiten que su VM se actualice con las actualizaciones del sistema operativo, las correcciones de vulnerabilidad y las nuevas características, sin interrumpir la producción. En cuanto a la seguridad, una VM de gestión de la impresión en la nube es probablemente la solución menos segura y expone potencialmente cada uno de los trabajos de impresión a los hackers, con riesgos de alteración o secuestro de datos. El soporte técnico del desarrollador de la solución tiene un acceso de administración a las máquinas virtuales y puede ver/acceder a cada trabajo de impresión y a los metadatos. Si este acceso se ve comprometido, un hacker puede, por ejemplo, añadir código para recibir una copia de los trabajos de impresión interesantes.
• La otra estrategia consiste en adoptar la arquitectura de impresión universal y centrarse en el desarrollo y la propuesta de módulos clave de valor añadido de documentos que se ejecuten sobre el sistema de gestión de impresión de Microsoft y no en paralelo. Esos módulos añadidos versarán sobre la gestión de flotas de impresoras, la seguridad y la gestión de documentos, las impresoras personales, etc. Pocas soluciones irán por ese camino, ya que volver a desarrollar un software pesado para convertirlo en un complemento de impresión universal es una tarea desalentadora, larga y muy costosa. Celiveo ha optado por esta estrategia desde que Microsoft anunció Universal Print, no tenemos ningún problema de ego y nuestro único orgullo es tener tantos clientes satisfechos. Quieren que Celiveo funcione como un plug-in para Universal Print en Azure y nosotros lo desarrollamos. Además, la ausencia de VMs significa que la seguridad es totalmente proporcionada por Microsoft Azure y ni siquiera el desarrollador de la solución puede ver/acceder a los trabajos de impresión o a la información del cliente almacenada en el tenant del cliente.

Impresión y telefonía, una evolución paralela

Si miramos atrás en la historia, otro sector sufrió la misma disrupción, aunque no por un gigante de la informática, sino inicialmente por pequeños actores: los sistemas telefónicos corporativos. En los años 90, los clientes soñaban con eliminar su costosa centralita, reducir sus costes y obtener más funciones que las simples llamadas y el buzón de voz, como por ejemplo las llamadas follow-me, que pueden compararse con la impresión. En la década de 2000, los proveedores propusieron IPBX, que no son más que servidores locales que ejecutan software. El coste, la gestión y la complejidad seguían siendo demasiado elevados y el mercado se desplazó progresivamente hacia la VoIP completa propuesta por los proveedores de VoIP en la nube por una suscripción mensual. Hoy en día no se requiere ningún PC/servidor en las instalaciones, excepto los terminales (teléfonos) en una VLAN. Eso es exactamente lo que esperamos que ocurra con las impresoras, representarán terminales conectados a una VLAN en la red corporativa y se comunicarán con una solución de gestión de impresión en la nube pública.

El IPBX puede compararse con una solución de gestión de la impresión VM que está en las instalaciones o en la nube privada. Es una evolución de la impresión básica, añade funciones como la impresión pull, las cuotas, el seguimiento, el flujo de trabajo, pero es costoso de mantener y requiere experiencia local.
La VoIP puede compararse con Universal Print de Microsoft, una verdadera solución en la nube pública y totalmente integrada en Office para gestionar la impresión, con acceso al ecosistema de aplicaciones de Azure para cualquier módulo de valor añadido que pueda ser necesario, como la impresión pull, el seguimiento y la elaboración de informes, la cuota de uso, la devolución de facturas, etc.

Bienvenido a Universal Print by Microsoft, ofrece la evolución que la mayoría de los clientes buscan en la gestión de la impresión, con total seguridad, facilidad de uso y un gran ecosistema para soluciones innovadoras.

Jean-François d'Estalenx
Celiveo