2021: Impresión dentro y fuera de la oficina, el humo y la nube

por | 17 dic 2020 | Nube, Covid, Covid-19, Inicio, Microsoft, Impresión universal | 0 comentarios

Cómo una terrible pandemia mundial afectó a una de las industrias más lentas, pero creó una oportunidad única para un cambio radical en 2021 gracias a la Nube.

¿Qué industria de alta tecnología no ha experimentado una consolidación significativa en los últimos 20 años y, aparte de la velocidad y el tamaño, ningún cambio importante? No muchas, y la impresión de oficina es una de ellas. Hay tantos proveedores como hace 20 años y las últimas consolidaciones fueron la compra de la división de impresión de Samsung por HP en 2017 y la fusión de Konica y Minolta en 2003. Entonces Xerox intentó la adquisición hostil de HP pero la Covid-19 tuvo la última palabra, fue cancelada.

La razón principal de que la impresión sea una industria bastante estática es que los límites técnicos se han alcanzado desde hace mucho tiempo. ¿Quién necesita una calidad de 4800 ppp u 80 páginas por minuto para imprimir una hoja de cálculo? La mayoría de los proveedores de impresoras invirtieron mucho en servicios, a través de servicios de impresión gestionados y soluciones documentales en las que la impresora es sólo un punto de entrada o salida de información. El mercado de las soluciones de gestión de impresión creció en popularidad por dos razones: para mantener bajo control el parque de impresoras y su coste, y para que los usuarios finales puedan imprimir documentos de forma fácil y segura en las impresoras de las oficinas corporativas. Pero la revolución no vendrá de los proveedores de impresoras, sino en 2021 de la nube, y la pandemia de Covid-19 ha sido el catalizador de esa revolución.

La impresión en el nuevo mundo normal de la oficina

Bares y restaurantes se vieron obligados a cerrar durante la pandemia, pero se espera que la gente acuda más a esos lugares cuando termine la crisis, en parte para olvidar los terribles meses pasados y restablecer los vínculos sociales. Las plantas de oficinas se cerraron parcial o totalmente durante meses, y nunca volverán a ser lo mismo, ya que la crisis forjó la prueba de que una empresa puede funcionar con una presencia limitada de oficinas in situ. Y como las impresoras de oficina están en las instalaciones de la oficina, se espera un efecto combinado: el volumen total de impresión en la oficina se redujo drásticamente, la impresión en la oficina doméstica creció y las futuras plantas de oficinas corporativas necesitarán menos impresoras de red, ya que son mucho más pequeñas.

La impresión desde casa es la parte más interesante de la ecuación. En el pasado, las empresas proporcionaban acceso VPN a los empleados que trabajaban desde casa. Con el aumento de los problemas de seguridad y la repentina necesidad de que casi todos los empleados trabajen a distancia, el punto final de conexión pasó de las pasarelas VPN de la intranet a la nube pública, donde cada vez se trasladan más aplicaciones. La red corporativa se convierte en un entorno de alta seguridad "sólo para comunicaciones externas" y todos los usuarios, ya estén en las instalaciones o en casa, se conectan a una nube pública.

Esta es exactamente la propuesta de valor de Salesforce y otros proveedores similares, y la falta de una oferta de Nube pura por parte de SAP afectará gravemente al valor de mercado de la empresa en 2020. Dado que las aplicaciones se están alejando de los servidores de las oficinas corporativas y los usuarios trabajan mucho más desde casa y desde oficinas compartidas, la arquitectura de impresión tiene que adaptarse, y la Nube se convierte en su centro. El uso de una solución de gestión de impresión alojada en una máquina virtual o en un servidor dentro de la intranet de la empresa se vuelve totalmente irrelevante en el mundo de la "Nueva Normalidad".

El humo no es ni una pequeña nube

La impresión ha estado en el radar de Cloud durante los últimos diez años, pero las soluciones de gestión de impresión basadas en Cloud han sido mucho más Smoke que Cloud hasta 2021, donde se produce una revolución.
Google ha sido el primero en proponer una verdadera infraestructura de impresión en la nube, Google Print. Esa solución se presentó en 2011 como versión beta, fue un verdadero éxito aunque al parecer nunca se lanzó como producto de producción oficial hasta que cerró el 31 de diciembre de 2020. Lo que gustaba a los usuarios finales era la posibilidad de conectar una impresora a una red con acceso a Internet y poder imprimir, nada del otro mundo pero muy eficiente y estable, sin necesidad de configurar/actualizar/mantener/resolver problemas con servidores o controladores. Pero la contrapartida de esa simplicidad era que no ofrecía las funciones que esperaban los departamentos de TI de las empresas en cuanto a retención de trabajos de impresión, cifrado, seguimiento, reglas, etc., que suponen una diferencia muy significativa en el coste real de un parque de impresoras y en la capacidad de ajustar ese parque.

Algunas soluciones de gestión de impresión intentaron entonces llenar el vacío y pasarse a la nube, con un éxito limitado. Esas ofertas no eran más que humo para surfear en el bombo de la Nube, no realmente una estrategia sólida, segura y escalable, de lo contrario serían los reyes de la industria hoy en día. Entonces, ¿por qué ha sido tan difícil migrar la impresión corporativa a la nube? Tres razones principales: seguridad compleja, complejidad informática y falta de alta disponibilidad.

Seguridad para el contenido de los documentos y los puntos de entrega

Imprimir en un entorno corporativo consiste en marcar permanentemente en papel la información más útil. Si la información no es importante, normalmente no se imprime, y la información no crítica, como la lista de temas de las charlas de café, ya solo se imprime en papel en portales web como Teams.

Un usuario que imprime quiere sentirse seguro de que la impresión se realizará correctamente (sin tensiones del tipo "¿funcionará esta vez?") y de que su trabajo de impresión no será accesible a ningún usuario no autorizado, interno o externo. La impresión en la nube actúa principalmente como un spooler de caja negra multiusuario alojado en algún lugar de una o varias máquinas virtuales. Los usuarios finales no saben realmente dónde se almacenan esos archivos de cola de impresión, si realmente se eliminan después del procesamiento, si el editor/mantenimiento/personal de TI de la aplicación en nube puede acceder a ellos, qué registros se guardan, etc. En el caso de las soluciones que incluyen la autenticación de tarjetas para impresoras y equipos multifunción con el fin de desbloquear el acceso y permitir la impresión pull, también se plantea la cuestión de la protección de los datos personales y el país de almacenamiento de los datos. ¿Quién puede acceder a los datos de información del usuario? ¿Podría copiarse el número de la tarjeta de usuario en otro registro de usuario para falsificar el sistema?

La mayoría de esos temores están probablemente justificados, ya que algunas soluciones son simplemente una solución "un cliente - una máquina virtual de gestión de impresión en la nube" que no responde realmente a las preguntas "¿puedo confiar en aquellos que pueden acceder a la máquina virtual?" y "¿qué pasa con las vulnerabilidades y actualizaciones de la máquina virtual?". Si todos los trabajos de impresión fluyen a través de un spooler en la Nube comprometido, pueden ser fácilmente seleccionados automáticamente a través de palabras clave y secuestrados, con un patrón similar al del desafortunado ataque del troyano SolarWinds descubierto en diciembre de 2020. Y es probable que muy pocos proveedores de gestión de impresión, por no decir ninguno, cuenten con el equipo de seguridad informática necesario para garantizar la integridad de sus máquinas virtuales alojadas en cualquier proveedor de la nube, ya que la seguridad se ha convertido en un negocio a tiempo completo en el siglo XXI. Muchos CSO también se negarán, con razón, a abrir puertos en sus cortafuegos corporativos para permitir que la Nube se comunique con las impresoras in situ o a establecer una VPN que se convierta instantáneamente en un riesgo de penetración.

Sólo se puede confiar en una solución de Print Cloud cuando no existe un entorno independiente (ni máquina virtual ni pasarela) y toda la solución se basa en API y certificados. Y esto es exactamente lo que pretendía Google Print, de ahí su solidez y sencillez.

Complejidad informática

El principal factor que impulsa la adopción de la nube es sin duda la simplicidad. La única solución de impresión en la nube universal verdadera (y lanzada) que ha existido hasta ahora es Google Print y por una buena razón: los proveedores de impresoras incluyen en su capa de comunicación de impresoras la pieza de código para que las impresoras detecten y extraigan trabajos de impresión de Google Print en la nube. La arquitectura: algunas impresoras, la Nube, sin cortafuegos que abrir, sin pasarela/servidor/PC implicados, simple y eficiente.

La mayoría de las soluciones de gestión de impresión que funcionan hoy en día son soluciones basadas en servidores locales que extienden su alcance a la nube mediante una interfaz con alguna API de la nube. Eso no es una solución en la nube, porque carecen del código en la impresora para comunicarse con la nube y mostrar menús de liberación de impresión, todavía necesitan una puerta de enlace en las instalaciones, a menudo creativamente renombrada para que los clientes no noten demasiado rápido su presencia obligatoria. Y esa infraestructura local conlleva un coste total de propiedad significativo.

La mayoría de las aplicaciones de gestión de impresión se ejecutan in situ o en una máquina virtual alojada en la nube. Dado que el mantenimiento del sistema operativo y las actualizaciones de software deben realizarse con regularidad, queda por ver cómo se traduce esto en la disponibilidad del servicio cuando hay cientos de clientes. El coste total de propiedad y el riesgo para la seguridad informática también deben evaluarse cuidadosamente, ya que ser escalable, resistente y estar al día en cuanto a vulnerabilidades no es tarea fácil para un servicio en la nube basado en máquinas virtuales.

Debido a que hay muy pocos estándares técnicos en la industria de la impresión, siempre ha sido una torre de babel, incluso dentro de algunas marcas, sin sistema operativo estándar, sin controlador universal que funcione en más de una marca sin perder capacidades, diferente numeración de la bandeja de papel, etc. Varios proveedores de impresoras proponen su propio tipo de gestión de impresión basada en la nube, como HP, Canon, Lexmark y Xerox, la mayoría son soluciones muy decentes propuestas a un precio atractivo. Sin embargo, los clientes no están dispuestos a quedarse para siempre con una sola marca de impresora, ya que las soluciones en la nube de estos proveedores sólo funcionan con sus propias impresoras. La capacidad de mezclar marcas o cambiar entre ellas puede ser imprescindible para algunos clientes, y una nueva licitación de impresoras no debería suponer ningún cambio en la solución de gestión de impresión, con todos los PC que actualizar, los usuarios que formar de nuevo y una dolorosa transición progresiva. La elección de una solución independiente del proveedor es, por tanto, clave para muchos clientes.

Servicio de misión crítica

Una impresora es un dispositivo de misión crítica, los usuarios esperan obtener al instante el documento completo o poder hacer una copia o un escaneado, pase lo que pase. Cuando una solución está basada en la nube existe un nuevo riesgo relacionado con la capacidad de respuesta de la nube, la velocidad de la solución en un entorno que no controlas y la disponibilidad/rendimiento del acceso a Internet. Obviamente, la ley de Murphy hará que los peores problemas se combinen y en el peor momento para usted, cuando el sueño del equipo de TI es no tener que procesar con urgencia tickets relacionados con las impresoras.

Cuando una impresora o MFP incluye una solución completa de gestión de impresión, cubrirá al menos la autenticación del usuario con PIN o tarjeta, la gestión de derechos, la impresión pull y el seguimiento del uso. La única forma de que estas funciones funcionen rápidamente con alta disponibilidad, sin requerir ninguna conexión a la nube siempre que sea posible (por ejemplo, para hacer una fotocopia o enviar un fax), es que se ejecuten dentro de la impresora, sin requerir ningún servidor y aprovechando las cachés locales para optimizar la experiencia en la nube.

Eso se llama Edge Computing o Servidor Cero, la inteligencia está lo más cerca posible del usuario final, y es la clave para una estrategia de Nube eficiente. Si una solución requiere un servidor local o una pasarela para dar soporte a las impresoras locales, definitivamente no es una solución en la nube, es simplemente una solución local con una conexión a la nube, lo que añade un riesgo más a la alta disponibilidad general. Muy pocas soluciones de gestión de impresión se ajustan al modelo de servidor cero, la mayoría son de proveedores de impresoras que proponen soluciones específicas para cada marca.

¿Cómo comprobar que una solución es realmente de alta disponibilidad y está basada en la nube?
Es muy sencillo y 2 pruebas proporcionan la respuesta:

  • ¿Se puede utilizar la solución simplemente conectando las impresoras a la red conectada a Internet, sin tener que abrir ningún puerto en los cortafuegos ni instalar ningún software/gateway de aplicación en vivo en ningún PC o VM?
  • ¿Pueden los usuarios seguir autenticándose en la impresora para hacer fotocopias, enviar faxes analógicos, con derechos de acceso y seguimiento del uso cuando la infraestructura de la nube es inaccesible?

Si ambas respuestas son afirmativas, el coste total de propiedad (TCO) de la impresión y la gestión de impresión se reducirá drásticamente y aumentará la productividad. Esto explica por qué la alta disponibilidad y el servidor cero son imprescindibles a partir de ahora para la gestión de la impresión.

La revolución en 2021

¿Está cambiando algo en la lenta industria de la impresión de oficina? Sí, es una revolución más que una evolución y no viene de un proveedor de impresoras, sino de un gigante de la nube, Microsoft. Curiosamente, Microsoft pone en marcha el servicio Microsoft Universal Print exactamente al mismo tiempo que Google abandona Google Print.

Es difícil comparar ambos servicios, son tan diferentes que incluso podrían haber sido complementarios. Mientras que Google Print era la bicicleta de la impresión en la nube utilizable por cualquiera en pocos minutos, Microsoft Universal Print es una infraestructura de impresión completa y ambiciosa dirigida a las empresas que utilizan el servicio en la nube Microsoft 365 y a los desarrolladores de software. El servicio en la nube de Microsoft gestiona la seguridad general, el protocolo de comunicación entre las impresoras y la nube, la cola de impresión, la disponibilidad de las colas de impresión dentro de Windows 10 y, lo más impresionante, el acceso a las capacidades nativas de las impresoras, como dúplex, bandeja de papel, grapado, perforación, ahorro de tóner, etc.

Con Microsoft Universal Print todas las impresoras pueden ser creadas y gestionadas en la Nube, cada una de ellas recibe su propio certificado de Microsoft. No más cuenta de servicio, cada impresora puede ser revocada cuando sea necesario, eso es seguro. Los flujos de impresión se adaptan automáticamente a la impresora de destino, de ahí el "Universal" del nombre del producto, una característica impresionante que resuelve a la perfección el problema de la torre de Babel.

Si Microsoft Universal Print incluye todas esas funciones, ¿sigue siendo necesaria alguna solución de gestión de impresión? Sí y no. No si la capacidad básica de "hacer clic e imprimir" es suficiente y el único objetivo es eliminar los servidores de impresión. Sí, ya que las capacidades avanzadas de Microsoft Universal Print, como la impresión pull, sólo están disponibles a través de API, no son un producto directamente utilizable por los clientes. Es necesaria una solución de gestión de impresión complementaria para beneficiarse de ellas, a menos que quieran desarrollar y mantener su propia solución de gestión de impresión.

Las empresas de software de gestión de impresión tendrán entonces cuatro posibilidades:

  • Ignorar Microsoft Universal Print y permanecer en su mercado principal (nicho), totalmente on-premise.
  • Seguir con su software de aplicación local y basado en servidor, pero añadir un gancho a Microsoft Universal Print para obtener la lista de trabajos de impresión e inyectar la lista de impresoras. Cuando a algunos les gusta llamarlo nube híbrida, otros lo califican de chapuza. Las soluciones provisionales no duran mucho y conllevan una arquitectura confusa que suele ser fuente de dificultades técnicas.
  • Trasladar su software de aplicación local a una máquina virtual Windows/Linux en Azure, añadir un gancho a Microsoft Universal Print y presentarlo como una solución en la nube completa. La escalabilidad, las actualizaciones y la seguridad serán temas importantes que habrá que vigilar.
  • Cree una nueva solución de gestión de impresión en torno a Microsoft Universal Print, no en una VM sino ejecutándose dentro de Azure, y despliegue toda la potencia de Microsoft Universal Print sin solapar sus características nativas. A día de hoy, muy pocas empresas han optado por esa estrategia, ya que requiere desarrollar un cliente de Microsoft Universal Print que se ejecute dentro de las impresoras. Pero esa es realmente la única solución viable a largo plazo para los clientes y para las empresas de software.

Es de esperar que Microsoft lance pronto su oferta Universal Print, ya que el anuncio y las versiones beta datan de finales de 2019. Cuando esto ocurra, los clientes de Microsoft 365 podrán migrar su gestión de impresión a la nube, beneficiarse de las funciones básicas de "clic e impresión" listas para usar y complementarlas con soluciones innovadoras de gestión de impresión de terceros.

Para los clientes e integradores, la diligencia debida consistirá en diferenciar el humo de la nube, las chapuzas de las extensiones de Microsoft Universal Print, el bombo publicitario de la arquitectura sólida. Pasarse a la nube es un viaje, una estrategia a largo plazo, y la elección de las herramientas adecuadas con un ecosistema técnico fluido es clave.

Queda por ver si Microsoft será desafiado por otros actores de la Nube, por ahora no hay un sustituto real anunciado por Google, pero será interesante ver cómo reaccionan los proveedores de impresoras ahora que Microsoft está desafiando a algunos de ellos con una propuesta de valor muy atractiva, agnóstica en cuanto a marcas, una oferta muy asequible que compite directamente con la mayoría de las soluciones propietarias de impresión en la Nube. Ese primer choque de titanes desde hace décadas en esa tranquila industria de la impresión de oficina ha sido provocado por un forastero capaz de remodelar el cuadrante de soluciones de gestión de impresión.

Jean-François d'Estalenx
Celiveo