Bienvenido a Universal Print de Microsoft

El futuro de la gestión de documentos corporativos está en la nube pública y Universal Print de Microsoft es definitivamente un cambio de juego en 2021.

Es muy probable que Universal Print de Microsoft trastorne el negocio de la gestión de impresión al ofrecer una profunda integración en Windows, alta seguridad y uso simplificado a bajo coste, y por tanto amenace a un número significativo de soluciones "me-too" que han apostado por la idea de que la oficina sin papel puede no llegar nunca. Dichas soluciones solían sacar provecho de su software basado en servidores Windows/Linux, de alta calidad, pesado y repleto de funciones.
Universal Print de Microsoft también presume de "universalidad", que se refiere al hecho de que es una solución de gestión de impresión agnóstica en cuanto a marcas, por lo que los clientes pueden adquirir la impresora que deseen, sin tener que depender de un único proveedor.

Por todas estas razones, Universal Print de Microsoft renovará ese mercado y ampliará el alcance de la impresión en Intranet a la impresión en la nube pública. Nuestra estimación es que dentro de 10 años el uso de la impresión pasará de 80% de papel y 20% de documentos digitales a 20% de documentos impresos y 80% de documentos electrónicos, ya que la pandemia del Covid-19 es un catalizador serio y duradero para esa transformación. Desde marzo de 2020 muchas empresas han podido funcionar sin imprimir mucho y la mayoría intentará seguir así. Lo que ha disminuido es el número de hojas impresas, lo que ha aumentado es el número de documentos compartidos entre todos los empleados. Entonces, la impresora multifunción está pasando rápidamente de ser un dispositivo de salida a ser un dispositivo de entrada, como un quiosco, para inyectar documentos escaneados en la cadena de información y eso requiere mucha más seguridad que para imprimir. Los dispositivos personales, como teléfonos inteligentes y tabletas, se están convirtiendo en parte de la cadena de intercambio de documentos y están conectados a la Internet pública. En un momento en el que la seguridad informática también se está convirtiendo en una pandemia, gestionar este tipo de seguridad por sí solo es absurdo, ya que asegurar la información cada minuto y reaccionar con rapidez requiere miles de expertos dedicados a ello.

Dos posibles estrategias para los editores de software de gestión de impresión

• Una estrategia es luchar contra la evolución y continuar con un software de gestión de impresión completo, en las instalaciones o en una máquina virtual en la nube, con un mero complemento para recuperar los trabajos de impresión de Universal Print y reclamar la interoperabilidad. Esa es la solución más sencilla que impulsarán la mayoría de los editores por razones de costes y creemos que es una decisión a corto plazo. Algunos cambiarán a máquinas virtuales dedicadas al cliente (con fines de separación de datos) en Azure, Google Cloud o AWS, y será interesante ver qué ocurre cuando 1.000 clientes necesiten que su máquina virtual se actualice con actualizaciones del sistema operativo, correcciones de vulnerabilidades y nuevas funciones, sin interrumpir la producción. En cuanto a la seguridad, una máquina virtual de gestión de impresión en la nube es probablemente la solución menos segura y expone potencialmente todos y cada uno de los trabajos de impresión a los piratas informáticos, con riesgos de alteración o secuestro de datos. El soporte técnico del desarrollador de la solución tiene acceso administrativo a las máquinas virtuales y puede ver y acceder a todos y cada uno de los trabajos de impresión y metadatos. Si este acceso se ve comprometido, un hacker puede, por ejemplo, añadir código para recibir una copia de los trabajos de impresión interesantes.
• La otra estrategia consiste en adoptar la arquitectura Universal Print y centrarse en desarrollar y proponer documentos de módulos clave de valor añadido que se ejecuten sobre el sistema Microsoft Print Management y no en paralelo. Estos módulos adicionales tratarán sobre gestión de flotas de impresoras, seguridad y gestión de documentos, impresoras personales, etc. Pocas soluciones irán por ese camino, ya que volver a desarrollar un software pesado para convertirlo en un complemento de impresión universal es una tarea ingente, larga y muy costosa. Celiveo ha optado por esta estrategia desde que Microsoft anunció Universal Print, no tenemos ningún problema de ego y nuestro único orgullo es tener tantos clientes satisfechos. Quieren que Celiveo funcione como un complemento de Universal Print en Azure y nosotros lo hemos desarrollado. Además, la ausencia de VMs significa que la seguridad está totalmente proporcionada por Microsoft Azure e incluso el desarrollador de la solución no puede ver/acceder a los trabajos de impresión o a la información del cliente almacenada en el tenant cliente.

Impresión y telefonía, una evolución paralela

Si echamos la vista atrás en la historia, otro sector sufrió la misma disrupción, aunque no de la mano de un gigante informático, sino inicialmente de pequeños actores: el de los sistemas telefónicos corporativos. En los años 90, los clientes soñaban con deshacerse de su costosa centralita, reducir costes y obtener más funciones que las llamadas y el buzón de voz, como por ejemplo las llamadas "sígueme", que pueden compararse con la impresión. En la década de 2000, los proveedores propusieron IPBX, que no eran más que servidores locales que ejecutaban software. El coste, la gestión y la complejidad seguían siendo demasiado elevados y el mercado se desplazó progresivamente hacia la VoIP completa propuesta por los proveedores de VoIP en la nube por una suscripción mensual. Hoy en día no se necesita ningún PC/servidor local, salvo terminales (teléfonos) en una VLAN. Eso es exactamente lo que esperamos que ocurra con las impresoras, representarán terminales conectados a una VLAN en la red corporativa y se comunicarán con una solución de gestión de impresión en la nube pública.

El IPBX puede compararse con una solución de gestión de impresión VM local o en una nube privada. Es una evolución de la impresión básica, añade funciones como la impresión pull, cuotas, seguimiento, flujo de trabajo, pero su mantenimiento es costoso y requiere experiencia local.
La VoIP puede compararse con Universal Print de Microsoft, una verdadera solución de nube pública y totalmente integrada en Office para gestionar la impresión, con acceso al ecosistema de aplicaciones Azure para cualquier módulo de valor añadido que pueda necesitarse, como impresión pull, seguimiento e informes, cuota de uso, devolución de facturas, etc.

Bienvenido a Universal Print de Microsoft, ofrece la evolución que la mayoría de los clientes buscan en la gestión de impresión, con total seguridad, facilidad de uso y un gran ecosistema para soluciones innovadoras.

Jean-François d'Estalenx
Celiveo