2021: Stampa in e out dall'ufficio, dal fumo e dal cloud

Come una terribile pandemia globale ha colpito uno dei settori più lenti, ma ha creato un'opportunità unica per un cambiamento radicale nel 2021 grazie al Cloud

Quale settore high-tech non ha avuto un consolidamento significativo negli ultimi 20 anni e, a parte la velocità e le dimensioni, non ha subito cambiamenti significativi? Non molti, e la stampa per ufficio è uno di questi. Ci sono tanti fornitori come 20 anni fa e gli ultimi consolidamenti sono stati l'acquisto della divisione Samsung Printing da parte di HP nel 2017 e la fusione di Konica e Minolta nel 2003. Poi Xerox ha tentato l'acquisizione ostile di HP, ma la Covid-19 ha avuto l'ultima parola ed è stata annullata.

Il motivo principale per cui la stampa è un settore piuttosto statico è che i limiti tecnici sono stati raggiunti da molto tempo. Chi ha bisogno di una qualità di 4800 dpi o di 80 pagine al minuto per stampare un foglio di calcolo? La maggior parte dei fornitori di stampanti ha investito molto nei servizi, attraverso servizi di stampa gestiti e soluzioni documentali in cui la stampante è solo un punto di ingresso o di uscita per le informazioni. Il mercato delle soluzioni di gestione della stampa si è diffuso per due motivi: tenere sotto controllo il parco stampanti e i relativi costi e rendere facile e sicura per gli utenti finali la stampa di documenti sulle stampanti aziendali. Ma la rivoluzione non verrà dai fornitori di stampanti, bensì, nel 2021, dal cloud e la pandemia di Covid-19 è stata il catalizzatore di questa rivoluzione.

La stampa nel nuovo mondo dell'ufficio

Bar e ristoranti sono stati costretti a chiudere durante la pandemia, ma si prevede che la gente si recherà di più in quei luoghi quando la crisi sarà finita, in parte per dimenticare i terribili mesi passati e ripristinare i legami sociali. I piani degli uffici sono stati parzialmente o completamente chiusi per mesi, e non saranno mai più gli stessi perché la crisi ha forgiato la prova che un'azienda può funzionare con una presenza limitata di uffici in sede. E poiché le stampanti per ufficio sono in sede, si prevede un effetto combinato: il volume complessivo di stampa in ufficio si è ridotto drasticamente, la stampa da casa è cresciuta e i futuri uffici aziendali avranno bisogno di meno stampanti di rete, poiché sono molto più piccoli.

La stampa da casa è la parte più interessante dell'equazione. In passato le aziende fornivano un accesso VPN ai dipendenti che lavoravano da casa. Con l'aumento dei problemi di sicurezza e l'improvvisa necessità di avere quasi tutti i dipendenti che lavorano in remoto, l'endpoint di connessione si è spostato dai gateway VPN intranet al Cloud pubblico, dove vengono trasferite sempre più applicazioni. La rete aziendale diventa un ambiente altamente sicuro di "sola comunicazione verso l'esterno" e tutti gli utenti, che siano in sede o a casa, si collegano a un Cloud pubblico.

Questa è esattamente la proposta di valore di Salesforce e di altri fornitori simili, e la mancanza di un'offerta Cloud pura da parte di SAP ha colpito pesantemente il valore di mercato dell'azienda nel 2020. Poiché le applicazioni si stanno spostando dai server dell'ufficio aziendale e gli utenti lavorano molto di più da casa e da uffici condivisi, l'architettura di stampa deve adattarsi e il cloud diventa il suo centro. L'utilizzo di una soluzione di gestione della stampa ospitata su una macchina virtuale o su un server all'interno della intranet aziendale diventa del tutto irrilevante nel mondo del "New Normal".

Il fumo non è nemmeno una piccola nuvola

La stampa è entrata nel radar del Cloud negli ultimi dieci anni, ma le soluzioni di gestione della stampa basate sul Cloud sono state molto più fluide del Cloud fino al 2021, anno in cui avviene una rivoluzione.
Google è stata la prima a proporre una vera e propria infrastruttura di stampa cloud, Google Print. Questa soluzione, introdotta nel 2011 come versione beta, ha riscosso un vero e proprio successo anche se, a quanto pare, non è mai stata rilasciata come prodotto di produzione ufficiale fino alla chiusura del 31 dicembre 2020. Agli utenti finali piaceva la possibilità di collegare una stampante a una rete con accesso a Internet e poter stampare, niente di speciale ma molto efficiente e stabile, senza server o driver da configurare/aggiornare/mantenere/trovare. Ma il prezzo da pagare per questa semplicità è stato quello di non fornire le funzionalità richieste dall'IT aziendale in termini di conservazione dei lavori di stampa, crittografia, tracciamento, regole e così via, che fanno una differenza molto significativa sul costo effettivo di un parco stampanti e sulla capacità di mettere a punto tale parco.

Alcune soluzioni di gestione della stampa hanno quindi cercato di colmare il divario e di passare al cloud, con un successo limitato. Queste offerte erano solo fumo negli occhi e non una strategia solida, sicura e scalabile, altrimenti oggi sarebbero il re del settore. Perché la stampa aziendale è stata così difficile da migrare al cloud? Tre motivi principali: sicurezza complessa, complessità informatica e mancanza di alta disponibilità.

Sicurezza per i contenuti dei documenti e per i punti di consegna

La stampa in un ambiente aziendale consiste nel marcare in modo permanente sulla carta le informazioni più utili. Se un'informazione non è importante, di solito non viene stampata e le informazioni non critiche, come ad esempio l'elenco degli argomenti del coffee-talk, sono ora disponibili senza carta su portali web come Teams.

Un utente che stampa vuole sentirsi sicuro che la stampa andrà a buon fine (senza stress come "funzionerà questa volta?") e che il suo lavoro di stampa non sarà accessibile a nessun utente non autorizzato, interno o esterno. La stampa in cloud si comporta per lo più come uno spooler multi-tenant a scatola nera ospitato da qualche parte in una o più macchine virtuali. Gli utenti finali non sanno dove vengono archiviati i file di spool di stampa, se vengono realmente eliminati dopo l'elaborazione, se l'editore dell'applicazione Cloud/la manutenzione/il personale IT possono accedervi, quali registri vengono conservati, ecc. Per le soluzioni che prevedono l'autenticazione tramite scheda per le stampanti e i dispositivi multifunzione per sbloccare l'accesso e consentire la stampa pull, si pone anche la questione della protezione dei dati personali e del paese di archiviazione dei dati. Chi può accedere ai dati dell'utente, il numero della carta può essere copiato in un altro record utente per falsificare il sistema?

La maggior parte di questi timori è probabilmente giustificata, poiché alcune soluzioni sono semplicemente una soluzione "un client - una VM di gestione della stampa nel Cloud" che non rispondono realmente alle domande "posso fidarmi di coloro che possono accedere alla VM?" e "e le vulnerabilità e gli aggiornamenti della VM?". Se tutti i lavori di stampa passano attraverso uno spooler Cloud compromesso, possono essere facilmente selezionati automaticamente attraverso parole chiave e dirottati, con uno schema simile a quello dello sfortunato attacco del cavallo di Troia SolarWinds scoperto nel dicembre 2020. È probabile che pochi, se non nessuno, dei fornitori di servizi di gestione della stampa dispongano del team di sicurezza IT necessario per garantire l'integrità delle loro macchine virtuali ospitate in qualsiasi fornitore di Cloud, poiché la sicurezza è diventata un'attività a tempo pieno nel 21° secolo. Inoltre, molti CSO si rifiuteranno giustamente di aprire le porte dei loro firewall aziendali per consentire al Cloud di comunicare con le stampanti in sede o di stabilire una VPN che diventa immediatamente un rischio di penetrazione.

Una soluzione Print Cloud può essere affidabile solo quando non esiste un ambiente indipendente (nessuna macchina virtuale, nessun gateway) e l'intera soluzione si basa su API e certificati. Ed è proprio questo l'obiettivo di Google Print, quindi la sua robustezza e semplicità.

Complessità informatica

Il principale fattore di adozione del Cloud è sicuramente la semplicità. L'unica vera (e rilasciata) soluzione universale per la stampa su Cloud che sia esistita finora è Google Print e per un buon motivo: i fornitori di stampanti hanno incluso nel loro livello di comunicazione il pezzo di codice per le stampanti per rilevare e prelevare i lavori di stampa da Google Print nel Cloud. L'architettura: alcune stampanti, il Cloud, nessun firewall da aprire, nessun gateway/server/PC coinvolto, semplice ed efficiente.

La maggior parte delle soluzioni di gestione della stampa oggi in uso sono soluzioni basate su server on-premise che si estendono al cloud interfacciandosi con alcune API del cloud. Non si tratta di una soluzione Cloud, perché non hanno il codice nella stampante per comunicare con il Cloud e visualizzare i menu di rilascio della stampa, ma hanno bisogno di un gateway in sede, spesso ribattezzato in modo creativo affinché i clienti non notino troppo rapidamente la loro presenza obbligatoria. E questa infrastruttura locale comporta un TCO significativo.

La maggior parte delle applicazioni di gestione della stampa viene eseguita in sede o in una macchina virtuale ospitata nel cloud. Poiché la manutenzione del sistema operativo e gli aggiornamenti del software devono avvenire regolarmente, resta da vedere come questo si traduca in disponibilità del servizio quando ci sono centinaia di clienti. Anche il TCO e il rischio per la sicurezza IT devono essere valutati con attenzione, poiché essere scalabili, resilienti e aggiornati in termini di vulnerabilità è un compito tutt'altro che facile per un servizio Cloud basato su macchine virtuali.

Poiché esistono pochissimi standard tecnici nel settore della stampa, si è sempre trattato di una torre di Babele anche all'interno di alcuni marchi, senza un sistema operativo standard, senza un driver universale che funzioni su più di un marchio senza perdere funzionalità, con una diversa numerazione dei vassoi della carta, ecc. Diversi fornitori di stampanti propongono la propria soluzione di gestione della stampa basata sul cloud, come HP, Canon, Lexmark e Xerox, la maggior parte delle quali sono soluzioni molto valide proposte a prezzi interessanti. Ora, non è detto che i clienti siano vincolati per sempre a una sola marca di stampante, poiché le soluzioni Cloud di questi fornitori funzionano solo sulle loro stampanti. La possibilità di mescolare i marchi o di passare da un marchio all'altro può essere un must per alcuni clienti e una nuova gara d'appalto per le stampanti non dovrebbe comportare alcun cambiamento dal lato della soluzione di gestione della stampa, con tutti i PC da aggiornare, gli utenti da formare nuovamente e una dolorosa transizione progressiva. La scelta di una soluzione vendor-agnostic è quindi fondamentale per molti clienti.

Servizio mission-critical

Una stampante è un dispositivo mission-critical, gli utenti si aspettano di ottenere immediatamente il documento completo o di poter fare una copia o una scansione, qualunque cosa accada. Quando una soluzione è basata sul cloud, c'è un nuovo rischio legato alla reattività del cloud, alla velocità della soluzione in un ambiente che non si controlla e alla disponibilità/prestazioni dell'accesso a Internet. La legge di Murphy ovviamente farà sì che i problemi peggiori possano combinarsi e nel momento peggiore per voi, quando il sogno del team IT è quello di non dover gestire con urgenza i ticket relativi alle stampanti.

Quando una stampante o un dispositivo multifunzione include una soluzione completa per la gestione della stampa, comprende almeno l'autenticazione dell'utente tramite PIN o scheda, la gestione dei diritti, la stampa su richiesta e il monitoraggio dell'utilizzo. L'unico modo per far sì che queste funzioni funzionino velocemente con l'alta disponibilità, senza richiedere alcuna connessione al cloud quando possibile (ad esempio per fare una fotocopia o inviare un fax), è che vengano eseguite all'interno della stampante, senza richiedere alcun server e sfruttando le cache locali per ottimizzare l'esperienza del cloud.

Questo si chiama Edge Computing o Zero Server, l'intelligenza è il più vicino possibile all'utente finale, ed è la chiave per una strategia Cloud efficiente. Se una soluzione richiede un server o un gateway locale per supportare le stampanti locali, non è sicuramente una soluzione Cloud, ma semplicemente una soluzione on-premise con un aggancio al Cloud, che aggiunge un ulteriore rischio all'Alta Disponibilità complessiva. Sono pochissime le soluzioni di gestione della stampa che si adattano al modello Zero Server; la maggior parte di esse proviene da fornitori di stampanti che propongono soluzioni specifiche per il loro marchio.

Come verificare che una soluzione sia veramente ad alta disponibilità e basata sul cloud?
È molto semplice e 2 test forniscono la risposta:

• La soluzione può essere utilizzata semplicemente collegando le stampanti alla rete connessa a Internet, senza dover aprire alcuna porta sui firewall o installare alcun software/gateway applicativo live su qualsiasi PC o VM?
• Gli utenti possono ancora autenticarsi sulla stampante per fare fotocopie, inviare fax analogici, con diritti di accesso e tracciamento dell'utilizzo quando l'infrastruttura Cloud non è raggiungibile?

Se entrambe le risposte sono affermative, il TCO per la stampa e i costi di gestione della stampa si ridurranno drasticamente e la produttività aumenterà. Questo spiega perché l'Alta disponibilità e lo Zero Server sono ormai un must per la gestione della stampa.

La rivoluzione nel 2021

Sta cambiando qualcosa nel settore della stampa da ufficio? Sì, è una rivoluzione più che un'evoluzione e non viene da un fornitore di stampanti ma da un gigante del cloud, Microsoft. È interessante notare che Microsoft avvia il servizio Microsoft Universal Print esattamente nello stesso momento in cui Google abbandona Google Print.

È difficile paragonare i due servizi, sono così diversi che potrebbero anche essere complementari. Se Google Print era la bicicletta della stampa cloud utilizzabile da chiunque in pochi minuti, Microsoft Universal Print è un'infrastruttura di stampa ambiziosa e completa, destinata alle aziende che utilizzano il servizio cloud Microsoft 365 e agli sviluppatori di software. Il servizio cloud di Microsoft gestisce la sicurezza generale, il protocollo di comunicazione tra le stampanti e il cloud, lo spooling, la disponibilità delle code di stampa all'interno di Windows 10 e, la cosa più impressionante, l'accesso alle funzionalità native delle stampanti come il fronte/retro, il vassoio della carta, la pinzatura, la foratura, il risparmio di toner ecc.

Con Microsoft Universal Print tutte le stampanti possono essere create e gestite nel Cloud, ognuna delle quali riceve il proprio certificato da Microsoft. Niente più account di servizio, ogni stampante può essere revocata a seconda delle necessità, è sicuro. I flussi di stampa vengono adattati automaticamente alla stampante di destinazione, per cui il nome del prodotto è "Universal", una caratteristica impressionante che risolve perfettamente il problema della torre di Babele.

Se Microsoft Universal Print include tutte queste funzionalità, c'è ancora bisogno di una soluzione di gestione della stampa? Sì e no. No, se la funzionalità di base "click & print" è sufficiente e l'unico obiettivo è eliminare i server di stampa. Sì, perché le funzionalità avanzate di Microsoft Universal Print, come la stampa pull, sono disponibili solo tramite API e non sono un prodotto direttamente utilizzabile dai clienti. Per poterne usufruire è necessario disporre di una soluzione di gestione della stampa complementare, a meno che non si voglia sviluppare e mantenere una propria soluzione di gestione della stampa.

Le aziende di software di gestione della stampa avranno quindi quattro possibilità:

• Ignorare Microsoft Universal Print e rimanere nel proprio mercato di nicchia, completamente on-premise.
• Mantenere il software applicativo on-premise e basato su server, ma aggiungere un aggancio a Microsoft Universal Print per ottenere l'elenco dei lavori di stampa e iniettare l'elenco delle stampanti. Se ad alcuni piace chiamarlo Cloud ibrido, altri lo chiamano "kludge". Le soluzioni non durano a lungo e comportano un'architettura confusa che spesso è fonte di difficoltà tecniche.
• Spostare il software applicativo on-premise in una macchina virtuale Windows/Linux in Azure, aggiungere un aggancio a Microsoft Universal Print e presentarlo come una soluzione cloud completa. Scalabilità, aggiornamenti e sicurezza saranno argomenti da tenere sotto controllo.
• Costruire una nuova soluzione di gestione della stampa attorno a Microsoft Universal Print, non in una macchina virtuale ma in esecuzione all'interno di Azure, e distribuire tutta la potenza di Microsoft Universal Print senza sovrapporsi alle sue funzionalità native. Ad oggi, sono poche le aziende che hanno scelto questa strategia, poiché richiede lo sviluppo di un client Microsoft Universal Print in esecuzione all'interno delle stampanti. Ma questa è davvero l'unica soluzione praticabile a lungo termine per i clienti e per le aziende di software.

Si spera che Microsoft rilasci presto la sua offerta Universal Print, dato che l'annuncio e le versioni beta risalgono alla fine del 2019. Quando ciò avverrà, i clienti di Microsoft 365 potranno migrare la loro gestione della stampa nel Cloud, beneficiare delle funzionalità di base "click & print" già pronte e completarle con innovative soluzioni di gestione della stampa di terze parti.

Per i clienti e gli integratori, la due diligence da eseguire sarà quella di differenziare Smoke da Cloud, i kludges dalle estensioni di Microsoft Universal Print, il marketing da una solida architettura. Il passaggio al cloud è un viaggio, una strategia a lungo termine e la scelta degli strumenti giusti con un ecosistema tecnico fluido è fondamentale.

Rimarrà da vedere se Microsoft sarà sfidata da altri operatori del Cloud, per ora non è stato annunciato un vero e proprio sostituto da parte di Google, ma sarà interessante vedere come reagiranno i fornitori di stampanti ora che Microsoft sta sfidando alcuni di loro con una proposta di valore molto interessante, un'offerta indipendente dal marchio e molto conveniente che compete direttamente con la maggior parte delle soluzioni di stampa Cloud proprietarie. Il primo scontro tra titani da decenni nel tranquillo settore della stampa per ufficio è stato innescato da un outsider in grado di rimescolare il quadrante delle soluzioni di gestione della stampa.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo