Benvenuti in Universal Print by Microsoft

Il futuro della gestione dei documenti aziendali è nel cloud pubblico e Universal Print di Microsoft è sicuramente una novità del 2021.

Universal Print di Microsoft probabilmente sconvolgerà il settore della gestione della stampa offrendo una profonda integrazione in Windows, un'elevata sicurezza e un utilizzo semplificato a un costo contenuto, minacciando così un numero significativo di soluzioni "me-too" che hanno scommesso sull'idea che l'ufficio senza carta non si realizzerà mai. Tali soluzioni si sono spesso basate su software Windows/Linux di alta qualità, pesanti e ricchi di funzioni.
Universal Print di Microsoft vanta anche una "Universalità" che si riferisce al fatto che si tratta di una soluzione di gestione della stampa indipendente dal marchio, i clienti possono acquistare la stampante di loro scelta, senza più essere vincolati a un unico fornitore.

Per tutti questi motivi Universal Print di Microsoft rinfrescherà questo mercato ed espanderà il campo di applicazione dalla stampa su Intranet alla stampa su Cloud pubblico. Secondo le nostre stime, entro 10 anni l'utilizzo della stampa passerà da 80% di carta e 20% di documenti digitali a 20% di documenti stampati e 80% di documenti elettronici, poiché la pandemia di Covid-19 è un catalizzatore serio e duraturo di questa trasformazione. Dal marzo 2020 molte aziende sono state in grado di operare senza stampare molto e la maggior parte cercherà di continuare così. Ciò che è diminuito è il numero di fogli stampati, ciò che è aumentato è il numero di documenti condivisi tra tutti i dipendenti. La stampante multifunzione si sta quindi rapidamente trasformando da dispositivo di output a dispositivo di input, come un chiosco, per immettere i documenti scansionati nella catena delle informazioni e questo richiede molta più sicurezza rispetto alla stampa. I dispositivi personali, come smartphone e tablet, stanno entrando a far parte della catena di scambio dei documenti e sono connessi a Internet. In un momento in cui la sicurezza informatica sta diventando una pandemia, gestire da soli questo tipo di sicurezza è insensato, poiché per proteggere le informazioni ogni minuto e reagire rapidamente sono necessarie migliaia di esperti dedicati.

Due possibili strategie per gli editori di software di gestione della stampa

• Una strategia è quella di combattere l'evoluzione e continuare con un software di gestione della stampa completo, on-premise o in una macchina virtuale nel cloud, con un semplice plug-in per recuperare i lavori di stampa da Universal Print e rivendicare l'interoperabilità. Questa è la soluzione più semplice che verrà adottata dalla maggior parte degli editori per motivi di costo e riteniamo che sia una decisione poco lungimirante. Alcuni passeranno a macchine virtuali dedicate ai clienti (per la separazione dei dati) in Azure, Google Cloud o AWS e sarà interessante vedere cosa succederà quando 1000 clienti avranno bisogno di aggiornare le loro macchine virtuali con aggiornamenti del sistema operativo, correzioni di vulnerabilità e nuove funzionalità, senza interrompere la produzione. Dal punto di vista della sicurezza, una VM di gestione della stampa nel Cloud è probabilmente la soluzione meno sicura e potenzialmente espone ogni singolo lavoro di stampa agli hacker, con rischi di alterazione o dirottamento dei dati. Il supporto tecnico dello sviluppatore della soluzione ha un accesso amministrativo alle macchine virtuali e può vedere/accedere a ogni singolo lavoro di stampa e ai metadati. Se tale accesso viene compromesso, un hacker può ad esempio aggiungere codice per ricevere una copia dei lavori di stampa interessanti.
• L'altra strategia consiste nell'abbracciare l'architettura Universal Print e concentrarsi sullo sviluppo e sulla proposta di moduli chiave a valore aggiunto che funzionino in aggiunta al sistema Microsoft Print Management e non in parallelo. Questi moduli aggiuntivi riguarderanno la gestione del parco stampanti, la sicurezza e la gestione dei documenti, le stampanti personali e così via. Sono poche le soluzioni che si muoveranno in questa direzione, poiché la rielaborazione di un software pesante in un plugin per la stampa universale è un compito arduo, lungo e molto costoso. Celiveo ha scelto questa strategia da quando Universal Print è stato annunciato da Microsoft, non abbiamo problemi di ego e il nostro unico orgoglio è quello di avere così tanti clienti soddisfatti. Vogliono che Celiveo funzioni come plug-in per Universal Print in Azure e noi l'abbiamo sviluppato. Inoltre, l'assenza di macchine virtuali significa che la sicurezza è completamente garantita da Microsoft Azure e nemmeno lo sviluppatore della soluzione può vedere/accedere ai lavori di stampa o alle informazioni dei clienti memorizzate nel tenant del cliente.

Stampa e telefonia, un'evoluzione parallela

Se guardiamo indietro nella storia, un altro settore è stato stravolto allo stesso modo, anche se non da un gigante dell'IT ma inizialmente da piccoli operatori: i sistemi telefonici aziendali. Negli anni '90, i clienti sognavano di abbandonare il loro costoso centralino, di ridurre i costi e di ottenere più funzioni oltre alle chiamate e alla posta vocale, ad esempio le chiamate follow-me che possono essere paragonate al pull printing. Negli anni 2000 i fornitori hanno proposto IPBX che sono solo server locali che eseguono software. I costi, la gestione e la complessità erano ancora troppo elevati e il mercato si è progressivamente spostato verso il VoIP completo proposto dai fornitori di Cloud VoIP con un abbonamento mensile. Oggi non è necessario alcun PC/server in sede, tranne i terminali (telefoni) su una VLAN. È esattamente quello che ci aspettiamo che accada con le stampanti, che rappresenteranno terminali collegati a una VLAN sulla rete aziendale e comunicheranno con una soluzione di Print Management nel Cloud pubblico.

L'IPBX può essere paragonato a una soluzione di Print Management VM on-premise o su Cloud privato. Si tratta di un'evoluzione della stampa di base, che aggiunge funzionalità come la stampa pull, le quote, il monitoraggio, il flusso di lavoro, ma è costosa da mantenere e richiede competenze locali.
Il VoIP può essere paragonato a Universal Print di Microsoft, una vera e propria soluzione Public cloud e completamente integrata con Office per la gestione della stampa, con accesso all'ecosistema Azure Applications per qualsiasi modulo a valore aggiunto che possa essere necessario, come la stampa pull, il monitoraggio e la reportistica, la quota di utilizzo, il bill-back ecc.

Universal Print by Microsoft offre l'evoluzione che la maggior parte dei clienti cerca nella gestione della stampa, con piena sicurezza, facilità d'uso e un grande ecosistema di soluzioni innovative.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo