2021: Impressão in&out do escritório, a fumaça e a nuvem

Como uma pandemia global e terrível afetou um dos setores mais lentos, mas criou uma oportunidade única para uma mudança radical em 2021 graças à nuvem

Que setor de alta tecnologia não teve nenhuma consolidação significativa nos últimos 20 anos e, além de velocidade e tamanho, nenhuma mudança significativa? Não muitos, e a impressão de escritório é um deles. Há tantos fornecedores quanto há 20 anos, e as últimas consolidações foram a compra da divisão de impressão da Samsung pela HP em 2017 e a fusão da Konica e da Minolta em 2003. Depois, a Xerox tentou uma aquisição hostil da HP, mas a Covid-19 teve a última palavra e a aquisição foi cancelada.

O principal motivo pelo qual a impressão é um setor bastante estático é que os limites técnicos foram atingidos há muito tempo. Quem precisa de uma qualidade de 4800 dpi ou 80 páginas por minuto para imprimir uma planilha? A maioria dos fornecedores de impressoras investiu muito em serviços, por meio de serviços gerenciados de impressão e soluções de documentos em que a impressora é apenas um ponto de entrada ou saída de informações. O mercado de soluções de gerenciamento de impressão cresceu em popularidade por dois motivos: para manter o parque de impressoras e seu custo sob controle e para tornar fácil e seguro para os usuários finais a impressão de documentos em impressoras de escritórios corporativos. Mas a revolução não virá dos fornecedores de impressoras, ela virá em 2021 da nuvem, e a pandemia de Covid-19 foi o catalisador dessa revolução.

Impressão no novo mundo normal dos escritórios

Bares e restaurantes foram forçados a fechar durante a pandemia, mas espera-se que as pessoas passem a frequentar mais esses locais quando a crise terminar, em parte para esquecer os últimos meses terríveis e restaurar os laços sociais. Os andares de escritórios foram parcial ou totalmente fechados por meses e nunca mais serão os mesmos, pois a crise forjou a prova de que uma empresa pode funcionar com uma presença limitada de escritórios no local. E como as impressoras do escritório ficam nas dependências do escritório, espera-se um efeito combinado: o volume geral de impressão no escritório diminuiu drasticamente, a impressão no escritório doméstico aumentou e os futuros andares de escritórios corporativos precisarão de menos impressoras de rede, pois são muito menores.

A impressão em home office é a parte muito interessante da equação. No passado, as empresas forneciam acesso VPN aos funcionários que trabalhavam em casa. Com o aumento dos problemas de segurança e a necessidade repentina de ter quase todos os funcionários trabalhando remotamente, o ponto de extremidade da conexão mudou dos gateways de VPN da intranet para a nuvem pública, onde cada vez mais aplicativos são realocados. A rede corporativa torna-se um ambiente altamente seguro "somente para comunicação externa" e todos os usuários, estejam eles no local ou em casa, conectam-se a uma nuvem pública.

Essa é exatamente a proposta de valor da Salesforce e de outros fornecedores semelhantes, e a falta de uma oferta de nuvem pura da SAP afetou severamente o valor de mercado da empresa em 2020. Como os aplicativos estão se afastando dos servidores do escritório corporativo e os usuários trabalham muito mais em casa e em escritórios compartilhados, a arquitetura de impressão precisa se adaptar, e a nuvem se torna o centro. O uso de uma solução de gerenciamento de impressão hospedada em uma VM ou em um servidor dentro da intranet da empresa se torna totalmente irrelevante no mundo do "Novo Normal".

A fumaça não é nem mesmo uma pequena nuvem

A impressão tem estado no radar da nuvem nos últimos dez anos, mas as soluções de gerenciamento de impressão baseadas em nuvem têm sido muito mais fumadas do que a nuvem até 2021, quando ocorre uma revolução.
O Google foi o primeiro a propor uma verdadeira infraestrutura de impressão na nuvem, o Google Print. Essa solução foi introduzida em 2011 como uma versão beta e foi um verdadeiro sucesso, embora aparentemente nunca tenha sido lançada como um produto de produção oficial até ser encerrada em 31 de dezembro de 2020. O que os usuários finais gostaram foi a capacidade de simplesmente conectar uma impressora em uma rede com acesso à Internet e poder imprimir, nada sofisticado, mas muito eficiente e estável, sem servidor ou driver para configurar/atualizar/manter/solução de problemas. Mas a desvantagem dessa simplicidade é que ele não oferecia os recursos esperados pela TI corporativa em termos de retenção de trabalhos de impressão, criptografia, rastreamento, regras etc., que fazem uma diferença muito significativa no custo real de um parque de impressoras e na capacidade de ajustar esse parque.

Algumas soluções de gerenciamento de impressão tentaram preencher a lacuna e adotar a nuvem, com sucesso limitado. Essas ofertas eram apenas uma fumaça para surfar no hype da nuvem, sem uma estratégia sólida, segura e escalável, caso contrário, elas seriam o rei do setor atualmente. Então, por que a impressão corporativa tem sido tão difícil de migrar para a nuvem? Três motivos principais: segurança complexa, complexidade de TI e falta de alta disponibilidade.

Segurança para conteúdo de documentos e pontos de entrega

A impressão em um ambiente corporativo consiste em marcar permanentemente no papel as informações mais úteis. Se as informações não forem importantes, normalmente não são impressas, e as informações não críticas, como a lista de tópicos da conversa de café, agora não são mais impressas em portais da Web, como o Teams.

Um usuário que imprime quer se sentir seguro de que a impressão será bem-sucedida (sem estresse, como "será que vai funcionar desta vez?") e que seu trabalho de impressão não estará acessível a nenhum usuário não autorizado, interno ou externo. A impressão na nuvem está agindo principalmente como um spooler de caixa preta multilocatário hospedado em algum lugar em uma ou mais VMs. Os usuários finais não sabem realmente onde esses arquivos de spool de impressão são armazenados, se eles são realmente excluídos após o processamento, se o editor de aplicativos em nuvem/manutenção/equipe de TI pode acessá-los, quais registros são mantidos etc. Para soluções que apresentam a autenticação de cartão para impressoras e multifuncionais para desbloquear o acesso e permitir a impressão pull, a questão sobre a proteção de dados pessoais e o país de armazenamento de dados também se aplica. Quem pode acessar esses dados de informações do usuário? O número do cartão do usuário poderia ser copiado para outro registro de usuário para falsificar o sistema?

A maioria desses temores é provavelmente justificada, pois algumas soluções são apenas uma solução do tipo "um cliente - uma VM de gerenciamento de impressão na nuvem" que não responde realmente às perguntas "posso confiar naqueles que podem acessar a VM?" e "e quanto às vulnerabilidades e atualizações da VM?". Se todos os trabalhos de impressão passarem por um spooler de nuvem comprometido, eles poderão ser facilmente selecionados automaticamente por meio de palavras-chave e sequestrados, com um padrão semelhante ao do infeliz ataque de cavalo de Troia da SolarWinds descoberto em dezembro de 2020. E é provável que poucos ou nenhum fornecedor de gerenciamento de impressão tenha a equipe de segurança de TI necessária para garantir a integridade de suas VMs hospedadas em qualquer fornecedor de nuvem, já que a segurança se tornou um negócio de tempo integral no século XXI. Muitos CSO também se recusarão, com razão, a abrir portas em seus firewalls corporativos para permitir que a nuvem se comunique com impressoras no local ou estabeleça uma VPN que se torne instantaneamente um risco de penetração.

Uma solução de Print Cloud só pode ser confiável quando não há um ambiente independente (sem VM, sem gateway) e toda a solução depende de APIs e certificados. E é exatamente esse o objetivo do Google Print, por isso sua robustez e simplicidade.

Complexidade de TI

O principal fator que impulsiona a adoção da nuvem é, sem dúvida, a simplicidade. A única solução de impressão em nuvem universal verdadeira (e lançada) que existe até agora é o Google Print e por um bom motivo: os fornecedores de impressoras incluíram em sua camada de comunicação a parte do código para que as impressoras detectem e extraiam trabalhos de impressão do Google Print na nuvem. A arquitetura: algumas impressoras, a nuvem, nenhum firewall para abrir, nenhum gateway/servidor/PC envolvido, simples e eficiente.

A maioria das soluções de gerenciamento de impressão que são executadas atualmente são soluções baseadas em servidores locais que estendem seu alcance à nuvem por meio da interface com alguma API da nuvem. Isso não é uma solução de nuvem, pois falta o código na impressora para se comunicar com a nuvem e exibir os menus de liberação de impressão; elas ainda precisam de um gateway no local, muitas vezes com uma marca criativa para que os clientes não percebam rapidamente sua presença obrigatória. E essa infraestrutura local acarreta um TCO significativo.

Então, a maioria dos aplicativos de gerenciamento de impressão é executada no local ou em uma VM hospedada na nuvem. Como a manutenção do sistema operacional e as atualizações de software precisam ocorrer regularmente, ainda não se sabe como isso se traduz em disponibilidade de serviço quando há centenas de clientes. O TCO e o risco de segurança de TI também devem ser avaliados cuidadosamente, pois ser dimensionável, resiliente e atualizado em termos de vulnerabilidades está longe de ser uma tarefa fácil para um serviço de nuvem baseado em VMs.

Como há pouquíssimos padrões técnicos no setor de impressão, ele sempre foi uma torre de babel, mesmo dentro de algumas marcas, sem sistema operacional padrão, sem driver universal que funcione em mais de uma marca sem perder recursos, com numeração de bandeja de papel diferente etc. Vários fornecedores de impressoras propõem sua própria variante de gerenciamento de impressão baseado em nuvem, como HP, Canon, Lexmark e Xerox, e a maioria é uma solução muito decente proposta a um preço atraente. Agora, os clientes não podem ficar presos para sempre a uma única marca de impressora, pois as soluções em nuvem desses fornecedores só funcionam em suas próprias impressoras. A capacidade de misturar marcas ou alternar entre marcas pode ser imprescindível para alguns clientes, e uma nova licitação para impressoras não deve resultar em nenhuma mudança na solução de gerenciamento de impressão, com todos os PCs para atualizar, usuários para treinar novamente e uma dolorosa transição progressiva. Assim, a escolha de uma solução independente de fornecedor é fundamental para muitos clientes.

Serviço de missão crítica

Uma impressora é um dispositivo de missão crítica, os usuários esperam obter instantaneamente o documento completo ou poder fazer uma cópia ou uma digitalização, aconteça o que acontecer. Quando uma solução é baseada na nuvem, há um novo risco relacionado à capacidade de resposta da nuvem, à velocidade da solução em um ambiente que você não controla e à disponibilidade/desempenho do acesso à Internet. A lei de Murphy obviamente garantirá que os piores problemas possam se combinar e no pior momento para você, quando o sonho da equipe de TI é não ter que processar tíquetes relacionados a impressoras com urgência.

Quando uma impressora ou MFP inclui uma solução completa de gerenciamento de impressão, ela abrange pelo menos a autenticação do usuário com PIN ou cartão, gerenciamento de direitos, impressão pull e rastreamento de uso. A única maneira de esses recursos funcionarem rapidamente com alta disponibilidade, não exigindo nenhuma conexão com a nuvem sempre que possível (ou seja, para fazer uma fotocópia ou enviar um fax), é que eles sejam executados dentro da impressora, não exigindo nenhum servidor e aproveitando os caches locais para otimizar a experiência na nuvem.

Isso é chamado de computação de borda ou servidor zero, a inteligência está o mais próximo possível do usuário final e é a chave para uma estratégia de nuvem eficiente. Se uma solução exigir um servidor ou gateway local para dar suporte a impressoras locais, ela definitivamente não é uma solução de nuvem, é apenas uma solução local com um gancho para a nuvem, o que acrescenta mais um risco à alta disponibilidade geral. Pouquíssimas soluções de gerenciamento de impressão se encaixam no modelo Zero Server, a maioria é de fornecedores de impressoras que propõem soluções específicas para cada marca.

Como verificar se uma solução é realmente de alta disponibilidade e baseada em nuvem?
É muito simples e dois testes fornecem a resposta:

• A solução pode ser usada apenas conectando as impressoras na rede conectada à Internet, sem a necessidade de abrir nenhuma porta nos firewalls ou instalar nenhum software/gateway de aplicativo ativo em nenhum PC ou VM?
• Os usuários ainda podem se autenticar na impressora para fazer fotocópias, enviar faxes analógicos, com direitos de acesso e rastreamento de uso quando a infraestrutura de nuvem estiver inacessível?

Se ambas as respostas forem afirmativas, o TCO para impressão e o custo do gerenciamento de impressão diminuirão drasticamente e a produtividade aumentará. Isso explica por que a alta disponibilidade e o servidor zero são essenciais a partir de agora para o gerenciamento de impressão.

A revolução em 2021

Alguma coisa está mudando no setor de impressão de escritório em câmera lenta? Sim, é mais uma revolução do que uma evolução e não está vindo de um fornecedor de impressoras, mas de uma gigante da nuvem, a Microsoft. É interessante notar que a Microsoft inicia o serviço Microsoft Universal Print exatamente na mesma época em que o Google abandona o Google Print.

É difícil comparar os dois serviços, pois eles são tão diferentes que poderiam até ser complementares. Enquanto o Google Print foi a bicicleta da impressão na nuvem que pode ser usada por qualquer pessoa em poucos minutos, o Microsoft Universal Print é uma infraestrutura de impressão ambiciosa e totalmente abrangente, voltada para empresas que usam o serviço Microsoft 365 Cloud e desenvolvedores de software. O serviço Microsoft Cloud gerencia a segurança geral, o protocolo de comunicação entre as impressoras e a nuvem, o spooling, a disponibilidade das filas de impressão no Windows 10 e, o mais impressionante, o acesso aos recursos nativos das impressoras, como duplex, bandeja de papel, grampeamento, perfuração, economia de toner etc.

Com o Microsoft Universal Print, todas as impressoras podem ser criadas e gerenciadas na nuvem, e cada uma delas recebe seu próprio certificado da Microsoft. Não há mais conta de serviço, cada impressora pode ser revogada conforme necessário, o que é seguro. Os fluxos de impressão são adaptados automaticamente para a impressora de destino, por isso o "Universal" no nome do produto, um recurso impressionante que resolve perfeitamente o problema da torre de Babel.

Se o Microsoft Universal Print inclui todos esses recursos, ainda há necessidade de alguma solução de gerenciamento de impressão? Sim e não. Não, se o recurso básico de "clicar e imprimir" for suficiente e o único objetivo for remover os servidores de impressão. Sim, pois os recursos avançados do Microsoft Universal Print, como o pull print, só estão disponíveis por meio de APIs e não são um produto diretamente utilizável pelos clientes. É necessário ter uma solução complementar de gerenciamento de impressão para se beneficiar deles, a menos que eles queiram desenvolver e manter sua própria solução de gerenciamento de impressão.

As empresas de software de gerenciamento de impressão terão, então, quatro possibilidades:

• Ignorar o Microsoft Universal Print e permanecer em seu mercado principal (nicho), totalmente no local.
• Mantenha seu software de aplicativo local e baseado em servidor, mas adicione um gancho ao Microsoft Universal Print para obter a lista de trabalhos de impressão e injetar a lista de impressoras. Enquanto alguns gostam de chamar isso de Nuvem híbrida, outros chamam isso de "kludge". As soluções alternativas não duram muito tempo e carregam uma arquitetura confusa que geralmente é a fonte de dificuldades técnicas.
• Mova seu software de aplicativo local para uma VM Windows/Linux no Azure, adicione um gancho para o Microsoft Universal Print e apresente-o como uma solução completa de nuvem. Escalabilidade, atualizações e segurança serão tópicos importantes a serem monitorados.
• Crie uma nova solução de gerenciamento de impressão com base no Microsoft Universal Print, não em uma VM, mas em execução no Azure, e implante todo o poder do Microsoft Universal Print sem sobrepor seus recursos nativos. Até o momento, pouquíssimas empresas escolheram essa estratégia, pois ela exige o desenvolvimento do cliente Microsoft Universal Print em execução dentro das impressoras. Mas essa é realmente a única solução viável de longo prazo para os clientes e para as empresas de software.

Espera-se que a Microsoft lance em breve sua oferta de impressão universal, já que o anúncio e as versões beta datam do final de 2019. Quando isso acontecer, os clientes do Microsoft 365 poderão migrar seu gerenciamento de impressão para a nuvem, beneficiar-se dos recursos básicos de "clicar e imprimir" prontos para uso e complementá-los com soluções inovadoras de gerenciamento de impressão de terceiros.

Para clientes e integradores, a devida diligência a ser realizada será diferenciar Smoke de Cloud, kludges de extensões do Microsoft Universal Print, propaganda de marketing de arquitetura sólida. A migração para a nuvem é uma jornada, uma estratégia de longo prazo, e a escolha das ferramentas certas com um ecossistema técnico tranquilo é fundamental.

Ainda não se sabe se a Microsoft será desafiada por outros participantes da nuvem, pois até o momento não há um substituto real anunciado pelo Google, mas será interessante ver como os fornecedores de impressoras reagirão agora que a Microsoft está desafiando alguns deles com uma proposta de valor muito atraente, agnóstica em relação à marca, com uma oferta muito acessível que compete diretamente com a maioria das soluções proprietárias de impressão na nuvem. O primeiro confronto de titãs desde décadas no pacato setor de impressão de escritório foi desencadeado por uma pessoa de fora capaz de remodelar o quadrante de soluções de gerenciamento de impressão.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo