Bem-vindo à Universal Print da Microsoft

O futuro da gestão de documentos corporativos está na Nuvem Pública e a impressão universal da Microsoft é definitivamente uma mudança de jogo em 2021.

A Universal Print da Microsoft muito provavelmente interromperá o negócio de gerenciamento de impressão, oferecendo integração profunda no Windows, alta segurança e uso simplificado a um baixo custo e, portanto, ameaça um número significativo de soluções "me-too" que apostaram na idéia de que um escritório sem papel pode nunca acontecer. Tais soluções muitas vezes capitalizam em seu software de alta qualidade, pesado e rico em recursos, baseado em servidores Windows/Linux.
A Universal Print da Microsoft também possui uma "Universalidade" relacionada ao fato de ser uma solução de gerenciamento de impressão agnóstica de marca, os clientes podem adquirir a impressora de sua escolha, sem mais bloqueio em um único fornecedor.

Por todas essas razões, a Universal Print da Microsoft atualizará esse mercado e ampliará o escopo da impressão na Intranet para a impressão em nuvem pública. Nossa estimativa é que dentro de 10 anos o uso da impressão mudará de papel 80%, documentos digitais 20% para documentos impressos 20% e documentos eletrônicos 80%, pois a pandemia Covid-19 é um catalisador sério e duradouro para essa transformação. Desde março de 2020 muitas empresas têm sido capazes de operar sem imprimir muito e a maioria tentará continuar dessa forma. O que diminuiu foi o número de folhas impressas, o que aumentou foi o número de documentos compartilhados entre todos os funcionários. A impressora multifuncional está então mudando rapidamente de dispositivo de saída para dispositivo de entrada, como um quiosque, para injetar documentos digitalizados na cadeia de informação e isso requer muito mais segurança do que para a impressão. Dispositivos pessoais tais como smartphones, tablets e tornando-se parte da cadeia de troca de documentos e estão conectados à Internet pública. Em um momento em que a segurança de TI também se torna uma pandemia, lidar apenas com essa segurança é uma tolice, pois proteger informações a cada minuto e reagir rapidamente requer milhares de especialistas dedicados.

Duas estratégias possíveis para os editores de software de gerenciamento de impressão

• Uma estratégia é lutar contra a evolução e continuar com um software de gerenciamento de impressão completo, no local ou em uma VM na nuvem, com um mero plug-in para recuperar trabalhos de impressão da Universal Print e reivindicar interoperabilidade. Essa é a solução mais fácil que será empurrada pela maioria dos editores por razões de custo e achamos que é uma decisão de vistas curtas. Alguns mudarão para as VMs (para fins de separação de dados) dedicadas ao cliente no Azure, Google Cloud ou AWS e será interessante ver o que acontece quando 1000 clientes precisam que suas VMs sejam atualizadas com atualizações de SO, correções de vulnerabilidade e novas funcionalidades, sem interromper a produção. No lado da segurança, uma VM de gerenciamento de impressão na nuvem é provavelmente a solução menos segura e potencialmente expõe todos os trabalhos de impressão a hackers, com riscos de alteração de dados ou seqüestro de dados. O suporte técnico do desenvolvedor da solução tem acesso administrativo às VMs e pode ver/acessar cada um dos trabalhos de impressão e metadados. Se tal acesso for comprometido, um hacker pode, por exemplo, adicionar código para receber uma cópia de trabalhos de impressão interessantes.
• A outra estratégia é abraçar a arquitetura Universal Print e focar no desenvolvimento e na proposta de módulos chave de valor agregado de documentos que rodam em cima do sistema Microsoft Print Management e não em paralelo. Esses módulos adicionais serão sobre gerenciamento de frota de impressoras, segurança e gerenciamento de documentos, impressoras pessoais, etc. Poucas soluções irão nesse sentido, já que o desenvolvimento de software pesado em um plugin de impressão universal é uma tarefa assustadora, longa e muito cara. A Celiveo escolheu essa estratégia desde que a Universal Print foi anunciada pela Microsoft, não temos nenhum problema de ego e nosso único orgulho é ter tantos clientes satisfeitos. Eles querem o Celiveo funcionando como um plug-in para a Universal Print no Azure e nós o desenvolvemos. Além disso, a ausência de VMs significa que a segurança é totalmente fornecida pela Microsoft Azure e mesmo o desenvolvedor da solução não pode ver/acessar os trabalhos de impressão ou as informações do cliente armazenadas no inquilino do cliente.

Impressão e telefonia, uma evolução paralela

Se olharmos para trás na história, outra indústria foi perturbada da mesma forma, embora não por um gigante de TI, mas inicialmente por pequenos atores: os sistemas de telefonia corporativa. Na década de 90, os clientes sonhavam em eliminar seu caro PBX, reduzir seu custo e obter mais recursos do que apenas chamadas e correio de voz, por exemplo, chamadas follow-me que podem ser comparadas à impressão pull. Nos anos 2000, os fornecedores propuseram o IPBX que são apenas servidores locais rodando software. O custo, gerenciamento e complexidade ainda eram muito altos e o mercado mudou progressivamente para VoIP completo proposto pelos fornecedores de VoIP em nuvem para uma assinatura mensal. Hoje não é necessário PC/servidor no local, exceto terminais (telefones) em uma VLAN. É exatamente isso que esperamos que aconteça com as impressoras, elas representarão terminais conectados a uma VLAN na rede corporativa e se comunicarão com uma solução de gerenciamento de impressão na nuvem pública.

O IPBX pode ser comparado a uma solução de Gerenciamento de Impressão VM que está no local ou em nuvem privada. É uma evolução da impressão básica, acrescenta recursos como impressão pull, cotas, rastreamento, fluxo de trabalho, mas é dispendioso de manter e requer experiência local.
O VoIP pode ser comparado ao Universal Print by Microsoft, uma verdadeira nuvem pública e solução totalmente integrada ao escritório para gerenciar a impressão, com acesso ao ecossistema Azure Applications para quaisquer módulos de valor agregado que possam ser necessários, tais como impressão puxada, rastreamento e relatórios, cota de uso, bill-back etc.

Bem-vindo à Universal Print da Microsoft, ela oferece a evolução que a maioria dos clientes procura no gerenciamento de impressão, com total segurança, facilidade de uso e um grande ecossistema para soluções inovadoras.

Jean-Francois d'Estalenx
Celiveo