¿Cómo realiza su software el seguimiento de los trabajos de impresión?
(Demasiado) Muchos programas de seguimiento de impresión utilizan la información de la cola de impresión de Windows para obtener el número de páginas que han sido impresas por una impresora. Desafortunadamente el spooler de Windows da información bastante inexacta especialmente cuando se trata de trabajos de impresión de Excel o Outlook. La información del spooler tampoco es capaz de informar correctamente sobre una mezcla de páginas en color/negro y una mezcla de formatos de papel (tamaño Carta/B o A4/A4). Si su software depende de la cola de impresión de Windows, obtendrá un desajuste significativo entre el contador de la impresora y los informes del software.
Para obtener una información precisa de seguimiento de trabajos tiene que venir de la impresora o MFP, desde el propio motor, eso es lo que se llama el "seguimiento integrado" (tenga en cuenta que no todas las impresoras y MFP tienen esa capacidad). Las impresoras de oficina de gama alta son las que tienen esta capacidad, las de gama baja no exponen esta API. Si su software está recibiendo la información de seguimiento integrada de la impresora o MFP (como lo que Celiveo Business y Celiveo Enterprise ) entonces puede incluso contar correctamente trabajos de impresión parcialmente cancelados y páginas internas como páginas de configuración. Esta es definitivamente la mejor opción, pero aún así verá un desajuste en el contador (lea más abajo).
En el caso de las impresoras que no proporcionan una API de seguimiento integrada, algunos programas utilizan un analizador de trabajos de impresión que lee el flujo de impresión y calcula el número de páginas en blanco y negro, en color y el formato del papel. La precisión depende realmente de la calidad del software, del lenguaje de impresión utilizado (PC5, PCL6, Postscript, PDF, etc.) y del propio controlador, ya que gestiona atributos como la multicopia. Un análisis de este tipo no podrá detectar los trabajos de impresión parcialmente cancelados y la lectura de los contadores SNMP puede proporcionar una asignación errónea de las páginas, ya que varios usuarios pueden estar utilizando una impresora casi al mismo tiempo, es decir, un usuario haciendo una copia pero otro imprimiendo justo antes o después.
¿Qué otra cosa puede explicar el desajuste entre los contadores de software y hardware?
Las mejores soluciones utilizan el seguimiento integrado, pero eso no eliminará el desajuste del contador de páginas. El método de seguimiento del contador interno de la impresora varía de un proveedor a otro y, a menudo, incluso varía entre los distintos modelos de impresora que ofrece un mismo fabricante. Estas variaciones hacen que sea imposible describir todas las diferencias potenciales entre el seguimiento integrado y el seguimiento mediante contadores internos de impresora, sin embargo, los siguientes ejemplos ayudan a ilustrar los tipos de diferencias que son posibles.
Ejemplos con Empresa Celiveo:
- Celiveo Enterprise rastrea un documento A3 (tamaño B) de 3 páginas a doble cara como un trabajo de 3 páginas a doble cara, mientras que algunos contadores internos de la impresora rastrean el mismo documento como un trabajo de 4 páginas a doble cara.
Esta diferencia se produce porque la lógica de la mayoría de las impresoras y copiadoras se basa en las caras y no en las páginas.
La mayoría de las impresoras procesan primero el reverso de cada hoja en los trabajos de impresión dúplex. Esto hace que la cara 4 sea contada por los contadores internos de la impresora antes que la cara 3 (la otra cara de la misma hoja de papel), aunque la página esté vacía. Si la configuración predeterminada del controlador de la impresora es tener activada la impresión a doble cara, todos los documentos de 1 página serán registrados como 2 páginas por los contadores internos de dichas impresoras.
- Celiveo Enterprise registra las páginas A3 (tamaño B) como páginas A3 (tamaño B), mientras que algunas impresoras registran las páginas A3 como 2 páginas A4 (tamaño carta).
- Celiveo Enterprise analiza y rastrea la información página por página de cada documento, por lo que el rastreo de Celiveo Enterprise es capaz de diferenciar las páginas en blanco y negro de las páginas en color dentro del mismo documento. Esto es en comparación con cómo algunas impresoras considerarán un trabajo de impresión completo como color si sólo una de las páginas en el trabajo se imprime en color.
- Algunas impresoras almacenan los contadores de páginas en la memoria flash. Dicha memoria corre el riesgo de desgastarse después de aproximadamente 100.000 ciclos de escritura. Para evitar este problema, es habitual que estas impresoras mantengan la información del contador interno en la memoria volátil y sólo la escriban en la memoria flash después de imprimir un determinado número de páginas. Si la impresora se apaga cuando los valores aún están en la memoria volátil, se pierden. Si se confía en el seguimiento integrado, la información no se perderá, ya que se envía al software de seguimiento después de cada trabajo de copia, impresión o escaneado.
Conclusión
Estos ejemplos ilustran por qué a menudo no es posible hacer coincidir uno a uno los datos de seguimiento de los contadores internos de la impresora con los datos de seguimiento integrados. Los contadores internos de la impresora se refieren a las caras de las hojas, mientras que el software avanzado de seguimiento de impresión se refiere a documentos, páginas y documentos del formato físico del papel.
Si tiene más preguntas sobre los métodos de seguimiento, le recomendamos encarecidamente que pregunte a los proveedores de impresoras cómo funcionan sus contadores internos para poder comparar su respuesta con los datos de seguimiento integrados que admite su proveedor de software de seguimiento.
También se recomienda realizar un análisis interno del seguimiento integrado de los contadores de página de la impresora VS imprimiendo un pequeño subconjunto de documentos y correlacionando la información de este conjunto de pruebas con la información del contador interno de la impresora que normalmente está disponible en la página web de la impresora y en los informes del software de seguimiento de trabajos de impresión.