O futuro da gestão de documentos corporativos está na Nuvem Pública e a impressão universal da Microsoft é definitivamente uma mudança de jogo em 2021.
O Universal Print da Microsoft provavelmente revolucionará o negócio de gerenciamento de impressão ao oferecer uma profunda integração com o Windows, alta segurança e uso simplificado a um baixo custo e, portanto, ameaçará um número significativo de soluções "me-too" que apostaram na ideia de que o escritório sem papel pode nunca acontecer. Essas soluções geralmente capitalizavam em seu software baseado em servidor Windows/Linux de alta qualidade, pesado e rico em recursos.
O Universal Print da Microsoft também se orgulha de sua "Universalidade", que se refere ao fato de ser uma solução de gerenciamento de impressão independente de marca; os clientes podem comprar a impressora de sua escolha, sem mais ficarem presos a um único fornecedor.
Por todas essas razões, a Universal Print da Microsoft atualizará esse mercado e ampliará o escopo da impressão na Intranet para a impressão em nuvem pública. Nossa estimativa é que dentro de 10 anos o uso da impressão mudará de papel 80%, documentos digitais 20% para documentos impressos 20% e documentos eletrônicos 80%, pois a pandemia Covid-19 é um catalisador sério e duradouro para essa transformação. Desde março de 2020 muitas empresas têm sido capazes de operar sem imprimir muito e a maioria tentará continuar dessa forma. O que diminuiu foi o número de folhas impressas, o que aumentou foi o número de documentos compartilhados entre todos os funcionários. A impressora multifuncional está então mudando rapidamente de dispositivo de saída para dispositivo de entrada, como um quiosque, para injetar documentos digitalizados na cadeia de informação e isso requer muito mais segurança do que para a impressão. Dispositivos pessoais tais como smartphones, tablets e tornando-se parte da cadeia de troca de documentos e estão conectados à Internet pública. Em um momento em que a segurança de TI também se torna uma pandemia, lidar apenas com essa segurança é uma tolice, pois proteger informações a cada minuto e reagir rapidamente requer milhares de especialistas dedicados.
Duas estratégias possíveis para os editores de software de gerenciamento de impressão
- Uma estratégia é lutar contra a evolução e continuar com um software de gerenciamento de impressão completo, no local ou em uma VM na nuvem, com um mero plug-in para recuperar trabalhos de impressão da Universal Print e reivindicar interoperabilidade. Essa é a solução mais fácil que será adotada pela maioria dos editores por motivos de custo, e acreditamos que seja uma decisão de curto prazo. Alguns mudarão para VMs dedicadas ao cliente (para fins de separação de dados) no Azure, no Google Cloud ou no AWS, e será interessante ver o que acontecerá quando 1000 clientes precisarem que sua VM seja atualizada com atualizações de sistema operacional, correções de vulnerabilidades e novos recursos, sem interromper a produção. Em termos de segurança, uma VM de gerenciamento de impressão na nuvem é provavelmente a solução menos segura e expõe potencialmente todos os trabalhos de impressão a hackers, com riscos de alteração ou sequestro de dados. O suporte técnico do desenvolvedor da solução tem acesso administrativo às VMs e pode ver/acessar todos os trabalhos de impressão e metadados. Se esse acesso for comprometido, um hacker poderá, por exemplo, adicionar um código para receber uma cópia de trabalhos de impressão interessantes.
- A outra estratégia é adotar a arquitetura Universal Print e concentrar-se no desenvolvimento e na proposta de documentos de módulos de valor agregado importantes que sejam executados sobre o sistema de gerenciamento de impressão da Microsoft e não em paralelo. Esses módulos adicionais serão sobre gerenciamento de parque de impressoras, segurança e gerenciamento de documentos, impressoras pessoais etc. Poucas soluções seguirão esse caminho, pois o redesenvolvimento de software pesado em um plug-in de impressão universal é uma tarefa assustadora, longa e muito cara. O Celiveo optou por essa estratégia desde que a Universal Print foi anunciada pela Microsoft. Não temos nenhum problema de ego e nosso único orgulho é ter tantos clientes satisfeitos. Eles querem que o Celiveo seja executado como um plug-in para o Universal Print no Azure e nós o desenvolvemos. Além disso, a ausência de VMs significa que a segurança é totalmente fornecida pelo Microsoft Azure e nem mesmo o desenvolvedor da solução pode ver/acessar os trabalhos de impressão ou as informações do cliente armazenadas no locatário do cliente.
Impressão e telefonia, uma evolução paralela
Se olharmos para trás na história, veremos que outro setor sofreu a mesma disrupção, embora não por um gigante de TI, mas inicialmente por pequenos participantes: os sistemas telefônicos corporativos. Na década de 1990, os clientes sonhavam em se desfazer de seus caros PABX, reduzir seus custos e obter mais recursos do que apenas chamadas e correio de voz, como, por exemplo, chamadas de acompanhamento que podem ser comparadas à impressão por push. Nos anos 2000, os fornecedores propuseram IPBX, que são apenas servidores locais que executam software. O custo, o gerenciamento e a complexidade ainda eram muito altos e o mercado mudou progressivamente para o VoIP completo proposto pelos provedores de VoIP na nuvem por uma assinatura mensal. Hoje, nenhum PC/servidor é necessário no local, exceto os terminais (telefones) em uma VLAN. É exatamente isso que esperamos que aconteça com as impressoras: elas representarão terminais conectados a uma VLAN na rede corporativa e se comunicarão com uma solução de gerenciamento de impressão na nuvem pública.
O IPBX pode ser comparado a uma VM de solução de gerenciamento de impressão que está no local ou na nuvem privada. Trata-se de uma evolução da impressão básica, que acrescenta recursos como impressão pull, cotas, rastreamento, fluxo de trabalho, mas sua manutenção é cara e requer conhecimento especializado local.
O VoIP pode ser comparado ao Universal Print by Microsoft, uma verdadeira nuvem pública e solução totalmente integrada ao escritório para gerenciar a impressão, com acesso ao ecossistema Azure Applications para quaisquer módulos de valor agregado que possam ser necessários, tais como impressão puxada, rastreamento e relatórios, cota de uso, bill-back etc.
Bem-vindo à Universal Print da Microsoft, ela oferece a evolução que a maioria dos clientes procura no gerenciamento de impressão, com total segurança, facilidade de uso e um grande ecossistema para soluções inovadoras.
Jean-François d'Estalenx
Celiveo