Optimizarea imprimării în locul de muncă modern: Beneficiile Microsoft Universal Print pentru companii mari și limitele sale actuale
În peisajul afacerilor de astăzi, dinamic și bazat pe tehnologie, marile companii se confruntă cu provocarea de a gestiona infrastructuri IT complexe, asigurând în același timp operațiuni fără probleme pentru forța lor de muncă. Un aspect adesea trecut cu vederea, dar critic, al acestei infrastructuri este imprimarea și scanarea. Pentru organizațiile cu sute sau mii de angajați răspândiți în mai multe locații, gestionarea tradițională a imprimării poate deveni un coșmar logistic - plin de mentenanță a serverelor, driver probleme de compatibilitate și preocupări legate de securitate.
Intrați Microsoft Universal Print, A cloudSoluție de imprimare bazată pe Microsoft, concepută pentru a simplifica și îmbunătăți gestionarea imprimării pentru întreprinderi. Integrat în Microsoft 365, acest serviciu oferă o gamă largă de beneficii care îl transformă într-un produs revoluționar pentru companiile mari care caută eficiență, scalabilitate și securitate. Aplicat împreună cu consultanță și extensii adecvate, Universal Print poate crește drastic productivitatea, reduce costurile și dependența de hârtie.
Acest ghid explică inovația, scalabilitatea Universal Print precum și modalități de îmbunătățire a acestuia, de exemplu pentru a oferi suport cititoarelor de carduri și cititoarelor de ecusoane, raportării Power BI, AI-DLP follow-me imprimarea sau acceptarea a mult mai multor modele de imprimante decât cele disponibile astăzi.
Universal Print Simplifică gestionarea imprimării și reduce cheltuielile IT
Unul dintre avantajele deosebite ale Microsoft Universal Print este capacitatea sa de a eliminați nevoia de servere de imprimare și imprimante locale driversÎn mod tradițional, marile companii s-au bazat pe servere dedicate pentru gestionarea cozilor de imprimare, driverși accesul utilizatorilor - o configurație care necesită întreținere, actualizări și depanare constantă din partea echipelor IT. Universal Print transferă această povară asupra cloud, utilizând infrastructura Microsoft Azure pentru a gestiona lucrările de imprimare. Acest lucru nu numai că reduce amprenta fizică a hardware-ului, dar eliberează și personalul IT de sarcinile consumatoare de timp de gestionare a serverului. Pentru o companie cu mai multe birouri sau lucrători la distanță, aceasta înseamnă un sistem centralizat și eficientizat, care poate fi gestionat de oriunde cu o conexiune la internet.
În plus, Universal Print elimină durerea de cap a imprimantei driver administrareÎn configurațiile tradiționale, asigurarea compatibilității dintre diverse modele de imprimante și dispozitivele angajaților necesită adesea instalarea și actualizarea unor funcții specifice. drivers—un proces care poate duce la erori și întârzieri. Universal Print folosește Standardizat de Microsoft WPP driverabordare mai mică lansat în 2024 și obligatoriu în 2027, permițând imprimantelor compatibile să funcționeze perfect cu dispozitivele Windows înscrise în Microsoft 365. Această simplificare este un avantaj pentru organizațiile mari, unde sunt comune diverse ecosisteme hardware, reducând timpii de nefuncționare și tichetele de asistență legate de problemele de imprimare.
Scalabilitate îmbunătățită a managementului imprimării pentru întreprinderile în creștere
Pentru companiile mari, scalabilitatea este un factor critic în adoptarea oricărei tehnologii noi. Pe măsură ce organizațiile se extind - fie prin adăugarea de noi angajați, deschiderea de sucursale sau integrarea de afaceri achiziționate - nevoile lor de imprimare evoluează. Microsoft Universal Print este conceput având în vedere acest lucru, oferind o soluție flexibilă și scalabilă care crește odată cu compania. Administratorii pot adăuga cu ușurință imprimante și pot atribui permisiuni prin intermediul portalului de administrare Microsoft 365, asigurându-se că noile utilizatori și locații sunt integrate fără a perturba fluxurile de lucru.
Această scalabilitate se extinde și la mediile de lucru hibride, o prioritate tot mai mare pentru companiile mari în era post-pandemică. Cu Universal Print, angajații pot fi în siguranță imprimați din orice locație—fie la birou, acasă sau în deplasare—folosind acreditările Microsoft 365 sau dispozitivul mobil. Cu un extindere la Universal Print cum ar fi Celiveo 365 De asemenea, este posibilă imprimarea în siguranță pe imprimante de acasă, fără a fi necesară nicio infrastructură IT locală. Această abordare independentă de locație elimină necesitatea unor configurații VPN complexe sau a unor configurații locale de imprimante, fiind ideală pentru organizațiile cu forță de muncă distribuită. De exemplu, o corporație multinațională cu birouri în New York, Londra și Tokyo își poate gestiona toate imprimantele sub un singur controler. cloudsistem bazat pe , asigurând consecvența și accesibilitatea la nivel global.
Microsoft Universal Print este un SaaS construit pe Azure PaaS, face o diferență foarte semnificativă. Că arhitectura modernă este singura cale de urmat, așa cum fac majoritatea celorlalte Cloud Soluțiile de imprimare sunt pur și simplu mașini virtuale Windows sau Linux care rulează un sistem de gestionare a imprimării ușor îmbunătățit, dezvoltat pentru utilizare locală. Nu dispun de elasticitate încorporată, nu au echilibrare automată a încărcării, nu au disponibilitate ridicată, nu au CSPM avansat și nu au backup distribuit, atunci când aceste capabilități sunt fundamentale pentru conturile Enterprise.
Funcții avansate de inteligență artificială, DLP, securitate robustă și conformitate
Securitatea este o preocupare majoră pentru companiile mari, mai ales atunci când documente sensibile sunt implicate. Universal Print rezolvă această problemă prin integrarea cu cadrul de securitate de nivel enterprise de la Microsoft. Lucrările de imprimare sunt criptate și direcționate printr-un Zero-Trust-Access canale de securitate, asigurându-se că doar utilizatorii autorizați pot accesa imprimantele și pot prelua documente. Acest lucru este deosebit de valoros pentru industrii precum finanțele, asistența medicală sau serviciile juridice, unde încălcările de date ar putea avea consecințe grave. Administratorii pot, de asemenea, seta controale granulare ale accesului, cum ar fi restricționarea anumitor imprimante la anumite departamente sau solicitarea autentificării multi-factor pentru eliberarea imprimărilor.
DLP, sau Prevenirea Pierderii Datelor, este crucială pentru documente, deoarece ajută la protejarea informațiilor sensibile împotriva scurgerilor, furtului sau utilizării abuzive. Documentele conțin adesea date confidențiale - cum ar fi detalii personale, înregistrări financiare, proprietate intelectuală sau strategii de afaceri - care ar putea cauza daune semnificative dacă sunt expuse. Iată de ce este important DLP:
- Oprește încălcările de datePrin detectarea și blocarea încercărilor de a trimite informații sensibile în afara mediilor securizate (de exemplu, pe documente), DLP reduce riscul de încălcări ale securității datelor.
- Respectarea regulamentelorMulte industrii (sănătate, finanțe etc.) au legi stricte, precum GDPR, HIPAA sau CCPA, care impun protejarea datelor sensibile. DLP ajută organizațiile să evite amenzile usturătoare prin aplicarea acestor standarde.
- Protejează reputațiaO scurgere de informații poate afecta credibilitatea unei companii. DLP minimizează acest risc prin păstrarea secretă a informațiilor critice.
- Atenuează amenințările interneIndiferent dacă este intenționat sau accidental, angajații pot compromite datele. DLP urmărește activitatea documentelor și semnalează comportamente suspecte - cum ar fi cineva care descarcă tone de fișiere înainte de a se retrage.
If Microsoft Universal Print nu include DLP, această importantă caracteristică de securitate este disponibilă prin adăugarea extensiei Celiveo 365 de la o terță parte la Universal PrintCeliveo 365 adaugă Prevenirea pierderii de date bazată pe inteligență artificială (AI-DLP) pentru a consolida securitatea documentelor în cloudmedii de imprimare bazate pe . Utilizează inteligența artificială OpenAI pentru a monitoriza și proteja proactiv datele sensibile în timpul procesului de imprimare, abordând o nevoie critică a organizațiilor care se bazează pe Universal PrintInfrastructura fără server, găzduită în Azure.
În plus, Universal Print susține conformitatea cu standardele de reglementare prin furnizarea de jurnale de audit detaliate și rapoarte de utilizare. Pentru companiile supuse GDPR, HIPAA sau altor reglementări privind protecția datelor, această transparență ajută la demonstrarea respectării cerințelor de confidențialitate și securitate.
Cititoare de carduri și cititoare de ecusoane pentru Microsoft Universal Print
Microsoft Universal Print nu acceptă nativ cititoare de carduri pentru autentificarea utilizatorilor pe imprimante, acest lucru ar trebui implementat de către furnizorii de imprimante și, dacă este în plan, nu este încă disponibil.
O astfel de autentificare a cardului este necesară:
- pentru a permite utilizatorilor să își recupereze documentele pe orice imprimantă prin glisarea cardului de proximitate al angajatului sau a telefonului mobil NFC.
- pentru a oferi acces direct la imprimantele multifuncționale pentru activarea copierii, e-mailului, scanării și eliberării imprimării
Majoritatea soluțiilor terțe care propun cititoare de carduri pentru Universal Print funcționează în cadrul propriilor ecosisteme separate, independent de Universal PrintEle se conectează pur și simplu la Universal Print pentru a prelua lucrările de imprimare și a le trimite înapoi în rețeaua locală. Drept urmare, ajungeți să gestionați două sisteme distincte în loc de unul singur unificat, necesitând instalare și întreținere suplimentară de software în rețea pentru soluția terță. În cele din urmă, acest lucru adaugă complexitate în loc să simplifice procesul. O excepție este Celiveo 365, adaugă acesta. funcții precum cititoarele de carduri și cititoare de cartele pe imprimante către o Microsoft Universal Print configurare, nu necesită niciun software local și păstrează în siguranță lucrările de imprimare în așteptare în Cloud.
Microsoft Universal Print și scanarea către OneDrive, SharePoint
În ziua de azi Microsoft Universal Print nu abordează scanarea de la imprimantele multifuncționale (MFP), lăsând furnizorii de imprimante să o gestioneze. Acest lucru creează o lacună semnificativă, deoarece majoritatea MFP-urilor scanează mai mult decât imprimă. Scanarea către OneDrive sau SharePoint necesită cea mai înaltă securitate pentru a se asigura că niciun hacker nu poate acționa ca un MFP și nu poate citi/scrie date în folderele corporative și personale.
Dacă putem spera că Microsoft va reuși să ofere un astfel de serviciu de comunicare securizat direct pe echipamentele multifuncționale, între timp extensia Celiveo 365 pentru Universal Print funcții de scanare schecure către OneDrive folosind Entra ID autentificare și card/ecuson.
Imprimați de pe mobil, imprimați la imprimante de acasă
În cele din urmă, Microsoft Universal Print oferă beneficii financiare și de mediu care rezonează cu marile companii. Prin reducerea dependenței de serverele fizice sau mașinile virtuale și simplificarea gestionării imprimantelor, organizațiile pot reduce costurile operaționale asociate cu hardware-ul, consumul de energie și forța de muncă IT. cloudModelul bazat pe Microsoft permite, de asemenea, o alocare mai bună a resurselor, deoarece companiile plătesc doar pentru capacitatea de imprimare de care au nevoie prin abonamentul lor Microsoft 365.
Universal Print necesită ca dispozitivele mobile să fie gestionate în Intune, ceea ce închide ușa către BYOD (Bring Your Own Device), unde utilizatorii nu doresc ca mobilul lor să fie gestionat de companie și nu doresc să încarce nicio aplicație legată de afaceri pe telefonul lor mobil personal. În astfel de situații, Extensia Celiveo 365 pentru Universal Print oferă o imprimare fără aplicație pentru cazurile BYOD și, de asemenea, o aplicație care nu necesită înscrierea la Intune, dar se bazează pe Entra ID SSO.
Din perspectiva durabilității, Universal Print susține inițiativele fără hârtie prin integrarea cu fluxurile de lucru digitale. Funcții precum eliberarea securizată a imprimării - unde documentele sunt păstrate în cloud până când utilizatorul se autentifică la imprimantă - reduceți numărul de imprimări risipite cauzate de lucrări uitate sau nerevendicate. Pentru o companie mare care își propune să îndeplinească obiectivele de responsabilitate socială corporativă, această eficiență se aliniază cu eforturile mai ample de a minimiza impactul asupra mediului. Este disponibilă ca Universal Print Oriunde o caracteristică care necesită imprimante complet compatibile cu această capacitate. Realitatea este că există foarte puține astfel de imprimante, deoarece furnizorii nu sunt dornici să piardă controlul asupra Cloud Afaceri de tipărire. Integrare nativă în imprimante pentru Pull Print și autentificarea utilizatorului direct cu badge, NFC mobil și cod PIN este, de asemenea, disponibilă folosind Pluginul Celiveo 365 pentru Universal Print, nu are aceleași limitări, deoarece este agnostică față de furnizorul de imprimantă.
Beneficii pentru eficiența costurilor și sustenabilitatea Universal Print
În cele din urmă, Microsoft Universal Print oferă beneficii financiare și de mediu care rezonează cu marile companii. Prin reducerea dependenței de serverele fizice și simplificarea gestionării imprimantelor, organizațiile pot reduce costurile operaționale asociate cu hardware-ul, consumul de energie și forța de muncă IT. cloudModelul bazat pe Microsoft permite, de asemenea, o alocare mai bună a resurselor, deoarece companiile plătesc doar pentru capacitatea de imprimare de care au nevoie prin abonamentul lor Microsoft 365.
Raportarea este limitată la Universal Print, păstrând datele doar câteva săptămâni și nu oferă calcularea costurilor și rambursarea facturării. Universal Print poate fi îmbunătățit cu rapoarte avansate Power-BI, date multianuale, calcularea costurilor, rapoarte duplex/simplex, alb-negru/color, prin adăugarea Extensie Celiveo 365 pentru Universal Print.
Din perspectiva durabilității, Universal Print susține inițiativele fără hârtie prin integrarea cu fluxurile de lucru digitale. Funcții precum eliberarea securizată a imprimării - unde documentele sunt păstrate în cloud până când utilizatorul se autentifică la imprimantă - reduceți numărul de imprimări risipite cauzate de lucrări uitate sau nerevendicate. Pentru o companie mare care își propune să îndeplinească obiectivele de responsabilitate socială corporativă, această eficiență se aliniază cu eforturile mai ample de a minimiza impactul asupra mediului.
Concluzie
Microsoft Universal Print este mai mult decât o simplă soluție de imprimare; este un instrument strategic care permite companiilor mari să își modernizeze operațiunile. Prin simplificarea managementului, îmbunătățirea scalabilității, consolidarea securității și reducerea costurilor, aceasta abordează provocările unice cu care se confruntă întreprinderile într-o lume digitală. Pe măsură ce munca hibridă și cloud adopția continuă să modeleze viitorul, Universal Print poziționează organizațiile pentru a rămâne agile, sigure și eficiente – dovedind că până și o sarcină banală precum imprimarea poate deveni un avantaj competitiv atunci când este susținută de tehnologia potrivită.
Mary Woodcock
Celiveo
