簡化現代辦公室的列印流程：其優勢 Microsoft Universal Print 對大型企業及其當前限製而言
在當今快節奏、技術驅動的商業環境中，大型企業面臨著管理複雜IT基礎設施並確保員工工作無縫銜接的挑戰。列印和掃描是這項基礎設施中一個經常被忽視但至關重要的方面。對於擁有數百甚至數千名員工、分佈在多個地點的企業而言，傳統的列印管理可能會變成一場後勤噩夢——伺服器維護、 driver 相容性問題和安全隱患。
進入 Microsoft Universal Print cloud基於 Microsoft 365 的列印解決方案，旨在簡化和增強企業的列印管理。該服務整合於 Microsoft 365，提供一系列優勢，對於尋求效率、可擴展性和安全性的大型企業而言，堪稱顛覆性創新。透過適當的諮詢和擴展， Universal Print 可以大幅提高生產效率，降低成本，並減少對紙張的依賴。
本指南解釋了創新之處、可擴展性 Universal Print 以及增強其功能的方法，例如支援讀卡機和徽章讀取器、Power BI 報表、AI-DLP。 follow-me 可列印或支援的印表機型號遠比目前市面上的要多。
Universal Print 簡化列印管理並降低 IT 開銷
的突出優點之一 Microsoft Universal Print 是它的能力 無需本地印表機伺服器和印表機 drivers傳統上，大型公司一直依靠專用伺服器來管理列印佇列。 driver以及使用者存取權限－這種設定需要 IT 團隊持續進行維護、更新和故障排除。 Universal Print 將這一負擔轉移到 cloud利用 Microsoft Azure 的基礎架構來處理列印作業，不僅可以減少實體硬體佔用空間，還能讓 IT 人員從耗時的伺服器管理任務中解放出來。對於擁有多個辦公室或遠端辦公人員的公司而言，這意味著一個集中式、精簡的系統，可以透過網路連線隨時隨地進行管理。
此外， Universal Print 消除了印表機的麻煩 driver 管理在傳統配置中，確保各種印表機型號與員工設備之間的相容性通常需要安裝和更新特定的驅動程式。 drivers——一個可能導致錯誤和延誤的過程。 Universal Print 使用的 微軟WPP標準化 driver較少採用 該功能將於 2024 年發布，並於 2027 年強制執行，屆時相容的印表機將能夠與已註冊 Microsoft 365 的 Windows 裝置無縫協作。這種簡化對於硬體生態系統多樣化的大型組織來說是一大福音，可以減少因列印問題導致的停機時間和支援工單數量。
增強列印管理的可擴展性，以滿足成長型企業的需求
對於大型企業而言，可擴展性是採用任何新技術的關鍵因素。隨著企業規模的擴大——無論是增加員工、開設分公司或整合收購的業務——其列印需求也會隨之改變。 Microsoft Universal Print 正是基於此理念而設計，該方案提供靈活且可擴展的解決方案，能夠伴隨公司共同發展。管理員可以透過 Microsoft 365 管理入口網站輕鬆新增印表機並指派權限，確保新使用者和新位置的整合不會中斷工作流程。
這種可擴展性也適用於混合辦公環境，這在後疫情時代已成為大型企業日益重視的優先事項。 Universal Print員工可以安全地 從任何位置列印無論是在辦公室、家中或出差途中，使用者都可以使用 Microsoft 365 憑證或行動裝置進行存取。 延伸到 Universal Print 例如 Celiveo 365 此外，使用者還可以安全地在家用印表機上列印，而無需任何本地 IT 基礎架構。這種與地理位置無關的方法省去了複雜的 VPN 設定或本地印表機配置，使其成為擁有分散式員工的組織的理想選擇。例如，一家在紐約、倫敦和東京設有辦事處的跨國公司可以透過一個統一的平台管理其所有印表機。 cloud基於-的系統，確保全球範圍內的一致性和可訪問性。
Microsoft Universal Print 是一個基於 Azure PaaS 的 SaaS 服務。這會產生非常顯著的影響。現代建築是唯一的發展方向，因為大多數其他建築也是如此。 Cloud 列印解決方案只是運行略微改進的本機列印管理軟體的 Windows 或 Linux 虛擬機器。它們不具備內建彈性、自動負載平衡、高可用性、進階客戶成功策略管理 (CSPM) 或分散式備份等功能，而這些功能對於企業級帳戶至關重要。
進階人工智慧、資料防洩漏、強大的安全性和合規性功能
安全是大型公司最關心的問題之一，尤其是在以下情況： 敏感文件 都參與其中。 Universal Print 透過與微軟的企業級安全框架整合來解決這個問題。列印作業經過加密並透過一個安全機制進行路由。 Zero-Trust-Access 透過通道機制，確保只有授權使用者才能存取印表機和檢索文件。這對於金融、醫療保健或法律服務等資料外洩可能造成嚴重後果的行業尤其重要。管理員還可以設定精細的存取控制，例如限制特定部門使用某些印表機，或要求進行多因素身份驗證才能列印。
資料防洩漏 (DLP) 對文件至關重要，因為它有助於保護敏感資訊免於外洩、竊取或濫用。文件通常包含機密數據，例如個人資訊、財務記錄、知識產權或商業策略，一旦洩露，可能會造成重大損失。以下是 DLP 如此重要的原因：
- 阻止資料外洩透過偵測和阻止向安全環境之外發送敏感資訊（例如，在文件中）的嘗試，DLP 可以降低資料外洩的風險。
- 遵守法規許多行業（例如醫療保健、金融等）都有嚴格的法律法規，例如 GDPR、HIPAA 或 CCPA，強制要求保護敏感資料。 DLP 透過執行這些標準，幫助組織避免巨額罰款。
- 保護聲譽洩密會嚴重損害公司的信譽。資料防洩漏（DLP）透過保護關鍵資訊來最大限度地降低這種風險。
- 緩解內部威脅無論是故意還是無意，員工都可能洩漏資料。資料防洩漏 (DLP) 系統會追蹤文件活動並標記可疑行為，例如有人在離職前下載大量文件。
If Microsoft Universal Print 不包含資料防洩漏 (DLP) 功能，這項重要的安全功能需要透過添加第三方 Celiveo 365 擴充功能才能實現。 Universal PrintCeliveo 365 新增 人工智慧驅動的資料遺失防護（AI-DLP） 加強文件安全 cloud基於列印環境。它利用 OpenAI 人工智慧在列印過程中主動監控和保護敏感數據，滿足了依賴列印環境的組織的關鍵需求。 Universal Print的無伺服器、Azure託管基礎架構。
此外， Universal Print 透過提供詳細的審計日誌和使用報告，支援企業遵守監管標準。對於受 GDPR、HIPAA 或其他資料保護法規約束的公司而言，這種透明度有助於證明其符合隱私和安全要求。
用於讀卡機和徽章讀取器的讀卡器 Microsoft Universal Print
Microsoft Universal Print 目前尚不支援使用讀卡機在印表機上驗證使用者身份，這需要印表機供應商來實現，即使該功能已列入開發計劃，目前也尚未推出。
需要進行此類卡片驗證：
- 允許使用者透過刷員工近場卡或NFC手機在任何印表機上取回他們的文件。
- 提供無需預約即可使用多功能印表機的頻道，以啟動影印、電子郵件、掃描和列印功能。
大多數第三方解決方案都提供讀卡器 Universal Print 它們在各自獨立的生態系統中運作，彼此獨立。 Universal Print它們只是連接到 Universal Print 它會檢索列印作業並將其發送回本地網路。結果，您最終需要管理兩個獨立的系統，而不是一個統一的系統，並且需要在網路上為第三方解決方案安裝和維護額外的軟體。最終，這增加了流程的複雜性，而不是簡化了流程。 Celiveo 365 是一個例外，它增加了 諸如讀卡機之類的功能 以及印表機上的徽章閱讀器 Microsoft Universal Print 安裝簡便，無需任何本機軟體，並能安全地保存待處理的列印作業。 Cloud.
Microsoft Universal Print 並將掃描件儲存到 OneDrive 和 SharePoint。
截至今日 Microsoft Universal Print 它並未解決多功能印表機 (MFP) 的掃描問題，而是將其留給印表機供應商管理。這造成了一個重大漏洞，因為大多數 MFP 的掃描量遠大於列印量。將掃描內容儲存到 OneDrive 或 SharePoint 需要最高層級的安全措施，以確保駭客無法像 MFP 一樣讀取/寫入公司和個人資料夾中的資料。
如果我們希望微軟能夠成功地直接在多功能一體機上提供這種安全的通訊服務，那麼在此期間，Celiveo 365 擴充功能可以滿足這項需求。 Universal Print 使用安全掃描功能將掃描結果儲存到 OneDrive Entra ID 身份驗證和卡片/徽章。
從手機列印，列印到家用印表機
最後， Microsoft Universal Print 它能帶來大型企業所重視的財務和環境效益。透過減少對實體伺服器或虛擬機器的依賴，並簡化印表機管理，企業可以降低與硬體、能源消耗和IT人工相關的營運成本。 cloud基於此的模型還可以實現更好的資源分配，因為公司只需透過 Microsoft 365 訂閱為其所需的列印容量付費。
Universal Print 要求行動裝置必須在 Intune 中進行管理，這使得自帶設備辦公室 (BYOD) 模式行不通，因為用戶不希望公司管理他們的行動設備，也不希望在個人行動裝置上安裝任何與業務相關的應用程式。針對這種情況， Celiveo 365 擴展 對於 Universal Print 為自帶裝置辦公室 (BYOD) 場景提供無需應用程式的列印功能，以及一款無需註冊 Intune 即可利用 Intune 功能的應用程式。 Entra ID 單一登入。
從永續性的角度來看， Universal Print 透過與數位化工作流程集成，支持無紙化措施。例如，安全列印發布功能－文件保存在… cloud 在使用者完成印表機身分驗證之前，可減少因遺忘或無人認領的列印作業而造成的浪費。對於致力於實現企業社會責任目標的大型公司而言，這種效率提升與更廣泛的減少環境影響的努力一致。它以以下方式提供： Universal Print 全部地點 這項功能需要印表機完全相容。但實際上，這樣的印表機非常少，因為供應商不願意失去對印表機的控制權。 Cloud 印刷業務。與印表機的原生集成 Pull Print 此外，還可透過徽章、NFC 行動裝置和 PIN 碼進行現場用戶身份驗證。 Celiveo 365 插件 Universal Print但它沒有同樣的限制，因為它與印表機供應商無關。
成本效益和永續優勢 Universal Print
最後， Microsoft Universal Print 它能帶來大型企業所重視的財務和環境效益。透過減少對實體伺服器的依賴並簡化印表機管理，企業可以降低與硬體、能源消耗和IT人工相關的營運成本。 cloud基於此的模型還可以實現更好的資源分配，因為公司只需透過 Microsoft 365 訂閱為其所需的列印容量付費。
報告功能有限 Universal Print數據僅保留幾週，且不提供成本計算和帳單回撥。 Universal Print 透過新增以下功能，可增強進階 Power BI 報表功能、多年資料、成本計算、雙面/單面列印、黑白/彩色報表： Celiveo 365 擴展 Universal Print.
從永續性的角度來看， Universal Print 透過與數位化工作流程集成，支持無紙化措施。例如，安全列印發布功能－文件保存在… cloud 在使用者完成印表機身分驗證之前，可減少因遺忘或無人認領的列印作業而造成的浪費。對於致力於實現企業社會責任目標的大型公司而言，這種效率提升與公司為最大限度減少環境影響所做的更廣泛努力相一致。
結語
Microsoft Universal Print 它不僅僅是一種列印解決方案；它更是一種策略工具，能夠幫助大型企業實現營運現代化。透過簡化管理、增強可擴展性、提升安全性並降低成本，它能夠應對企業在數位化優先時代面臨的獨特挑戰。隨著混合辦公室模式的興起， cloud 採用率將持續塑造未來， Universal Print 使組織能夠保持敏捷、安全和高效——證明即使是像印刷這樣平凡的任務，如果借助合適的技術，也能成為競爭優勢。
瑪麗·伍德科克
塞利維奧
